Contaduría General de la Provincia del Neuquén

LEY 1732

Reglamentada por Decreto Nº 2444/1990

 

LA LEGISLATURA DE LA PROVINCIA DEL NEUQUÉN

SANCIONA CON FUERZA DE

LEY:

 

PRIMERA PARTE

 

CAPÍTULO I

 

Objetos e Integración del Sistema

Artículo 1º      Créase en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Justicia, dependiente del Poder Ejecutivo, el Sistema Provincial de Archivos, con el objeto de reunir, conservar, ordenar, describir, administrar, utilizar, acrecentar y difundir el patrimonio documental de la Provincia y asegurar su accesibilidad para la acción administrativa, para la investigación científica y para la información general.

Artículo 2º      El Sistema Provincial de Archivos estará integrado por los siguientes archivos:

1. a) Por todos los organismos dependientes del Poder Ejecutivo y organismos autárquicos.
2. b) Por adhesión o convenio: los archivos del Poder Legislativo y del Poder Judicial, los archivos municipales, los archivos de la Iglesia Católica y archivos de personas físicas o de existencia ideal o de cualquier institución privada.

Artículo 3º      Los archivos integrantes del Sistema Provincial de Archivos actuarán en forma coordinada y organizados técnica y normativamente por las reglas sugeridas por el Sistema Provincial de archivos al Poder Ejecutivo y que éste ponga en vigencia.

Artículo 4º      Las normas establecidas mediante el procedimiento fijado en el artículo 3º, serán obligatorias para todos los archivos integrantes, en cualquiera de los dos (2) caracteres enunciados en el artículo 2º.

Artículo 5º      Créase la Dirección del Sistema Provincial de Archivos, que será ejercida por el director del Archivo General de la Provincia y asistido por un Consejo Asesor de Archivos.

 

CAPÍTULO II

 

Dirección del Sistema Provincial de Archivos

Artículo 6º      La Dirección del Sistema Provincial de Archivos es un organismo dependiente del Ministerio de Gobierno y Justicia.

Artículo 7º      Son funciones del director del Sistema Provincial de Archivos:

1. a) Planificar, dirigir, organizar y controlar las actividades archivísticas de la Provincia.
2. b) Dictar normas para racionalizar, unificar y agilizar los sistemas de conservación, procesamiento y recuperación de la información en los archivos públicos provinciales.
3. c) Asesorar sobre la aplicación de equipos, instalaciones y materiales relacionados con la conservación, procesamiento y recuperación de la información.
4. d) Asesorar en la racionalización, estandarización y control de las formas impresas utilizadas en la Administración Pública Provincial.
5. e) Dictar disposiciones sobre la evaluación de la documentación correspondiente a archivalía, fundadas en estudios exhaustivos y que establezcan:

            1- Plazos de retención del material en cada uno de los niveles de archivos, y

            2- Listas de eliminación y tablas.

1. f) Inspeccionar los archivos públicos provinciales.
2. g) Coadyuvar al buen funcionamiento y conservación del acervo documental de la Provincia.
3. h) Aceptar herencias, legados, donaciones y depósitos de documentos históricos bajo las condiciones establecidas o que se acordaren.
4. i) Organizar cursos y fomentar estudios y publicaciones sobre temas archivísticos.
5. j) Solicitar a las instituciones privadas y a particulares no integrados al Sistema Provincial de Archivos, información detallada acerca de la documentación de valor histórico que conservaren en su poder, a fin de determinar el interés público que tales documentos puedan revestir.
6. k) Celebrar convenios de cooperación técnica, previa autorización del Poder Ejecutivo y mantener intercambio con instituciones oficiales y privadas, nacionales o internacionales, vinculadas a la labor archivística.
7. l) Promover el otorgamiento de becas de perfeccionamiento en el país o en el extranjero para el personal destinado a archivo.
8. ll) Autorizar el préstamo y salida temporaria de la archivalía y documentos históricos del Archivo General de la Provincia.

CAPÍTULO III

 

Referente al Consejo de Archivo

 

Artículo 8º      El Consejo de Archivo estará constituído por sendos representantes del Poder Legislativo, del Poder Judicial, del Poder Ejecutivo, del Tribunal de Cuentas, de la Junta de Estudios Históricos de la Provincia del Neuquén, de las Municipalidades y de la Universidad Nacional del Comahue.

Las personas que integren este Consejo deberán tener conocimientos mínimos en materia archivística.

Artículo 9º      Los miembros del Consejo de Archivos actuarán con carácter honorario y serán convocados por el director del Sistema Provincial de Archivos.

Artículo 10º   Es función del Consejo de Archivos asesorar a la Dirección general de Archivos en todo asunto sobre materias archivísticas que aquélla someta a su consideración.

 

 

 

SEGUNDA PARTE: ARCHIVOS

CAPÍTULO IV

 

Archivo General de la Provincia

Artículo 11     Créase el Archivo General de la Provincia en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Justicia, dependiente del Poder Ejecutivo.

Artículo 12     El Archivo General de la Provincia tendrá como base las Direcciones de:

• Archivo Intermedio
• Archivo Histórico.

Artículo 13     El Archivo General de la Provincia tendrá por objeto: recibir, conservar, clasificar, ordenar, describir y permitir el acceso o conocimiento del material que custodia y que constituye parte del patrimonio documental de la Provincia.

Artículo 14     El Archivo General de la Provincia, tendrá por funciones:

1. a) Conservar el material bajo su custodia, proveyendo todos los medios necesarios para mantenerlo en las mejores condiciones y evitar su deterioro, destrucción, alteración o desaparición.
2. b) Clasificar y ordenar la archivalía de modo de facilitar su utilización, respetando los principios de procedencia y orden original.
3. c) Describir la archivalía confeccionando los auxiliares descriptivos adecuados.
4. d) Restaurar el material que lo necesitare.
5. e) Publicar repertorios y textos documentales del material que posea notorio valor.
6. f) Difundir el conocimiento de sus fondos mediante conferencias, exposiciones, publicaciones y cualquier otro medio conducente a ese fin.
7. g) Promover, facilitar y estimular las investigaciones mediante el empleo de su material.
8. h) Publicar una revista como órgano oficial.
9. i) Obtener copias de documentación conservada en otros archivos públicos o privados, como archivo complementario, con el objeto de proveer información.

Artículo 15     EL Archivo General de la Provincia será administrado por un director. Estará compuesto por las Direcciones de Archivo Intermedio y Archivo Histórico.

Artículo 16     El Departamento Archivo Intermedio concentrará la documentación de más de diez (10) años de antigüedad, producida por los organismos del Poder Ejecutivo Provincial y de los organismos de los Poderes Judicial y Legislativo, de entidades autónomas que se adhieran a la presente Ley.

Artículo 17     La Dirección de Archivo Intermedio tendrá las siguientes funciones, más las que le fije la reglamentación:

1. a) Recibir la documentación procedente de los archivos centrales, de acuerdo a la reglamentación que se dicte al respecto.
2. b) Conservar la documentación confiada en las mejores condiciones posibles, evitando su deterioro, destrucción, alteración o desaparición.
3. c) Evacuar las consultas de los organismos del gobierno provincial.
4. d) Remitir la archivalía solicitada por los organismos del gobierno provincial.
5. e) Eliminar la archivalía una vez cumplido el plazo determinado por las disposiciones emanadas de la Dirección General, de acuerdo a tablas de selección elaboradas.
6. f) Transferir al Archivo Histórico de la Provincia, la archivalía que corresponda.
7. g) Clasificar, ordenar, inventariar, restaurar y encuadernar el material.

Artículo 18     El Departamento Archivo Histórico concentrará la documentación de más de veinticinco (25) años, producida por el Poder Ejecutivo, y que haya sido calificada con valor histórico por la Dirección de Archivo Intermedio. Asimismo, toda la documentación existente en la actualidad en el Archivo Histórico y la que obtuviere de otros Poderes del Estado Provincial o de personas privadas por: compra, convenio, donación, depósito, legado o cualquier otro tipo de adquisición de dominio.

Artículo 19     La Dirección de Archivo Histórico tendrá las siguientes funciones:

1. a) Recibir la documentación de valor histórico que se le transfiera.
2. b) Clasificar, ordenar y archivar en óptimas condiciones de seguridad y conservación la archivalía, con todos los soportes necesarios para materiales no convencionales, tanto de soporte moderno como de soporte antiguo.
3. c) Realizar publicaciones de repertorios para divulgar el patrimonio documental.
4. d) Llevar a cabo exposiciones.
5. e) Crear o establecer una biblioteca y hemeroteca a fin de registrar y recibir publicaciones, realizar inventarios de la existencia bibliográfica, preparar catálogos, establecer canje y solicitar la compra, restauración y encuadernación del material bibliográfico.
6. f) Instalar los talleres de restauración, encuadernación, fotografía y todos los necesarios para asegurar la archivalía de materiales no convencionales.
7. g) Mantener contacto con personal docente de todos los niveles, a fin de organizar visitas, exposiciones o clases didácticas con documentación histórica.

 

CAPÍTULO V

 

Archivos Estatales

Artículo 20     Se consideran archivos estatales a todos los archivos públicos que dependan jerárquicamente de los tres Poderes del gobierno provincial, incluyendo los organismos autárquicos descentralizados, empresas y sociedades del Estado e incluso municipalidades y registros notariales.

Artículo 21     A los efectos de esta Ley, los archivos de la Administración Pública Provincial se clasificarán dentro de las siguientes categorías.

1. a) Archivo General de la Provincia: Integrado por:

• Departamento Archivo Intermedio: receptor de toda la documentación de guarda por plazo precaucional de toda la administración pública.
• Departamento Archivo Histórico: receptor de la documentación de conservación permanente.

1. b) Archivos Centrales: Receptor de la documentación de consulta eventual, correspondiente a cada ministerio y a los Poderes Legislativo, Judicial, entidades autónomas, etc..
2. c) Archivos Sectoriales: Dependientes de cada oficina o sector, dentro de cada ministerio o Poder.

Artículo 22     Ningún archivo dependiente del Poder Ejecutivo podrá llevar la denominación “General”, a excepción del Archivo General de la Provincia.

Artículo 23     El acervo documental del Archivo General de la Provincia estará integrado por el patrimonio documental producido por el Poder Ejecutivo, Poder Judicial, Poder Legislativo, y por otra documentación de orden privada  incorporada o que convenga incorporar.

Artículo 24     La archivalía conservada en los archivos sectoriales deberá estar debidamente clasificada, ordenada e inventariada.

CAPÍTULO VI

 

Accesibilidad de los Archivos Estatales

Artículo 25     La Dirección General reglamentará los plazos de accesibilidad a los archivos estatales, fundado en razones de seguridad, defensa, interés público o protección de la intimidad de las personas, como también reglamentará el acceso de las personas a las salas de consulta y el comportamiento en las mismas.

CAPÍTULO VII

 

Archivos Particulares

 

Artículo 26     Los archivos particulares son aquellos que reúnen documentos producidos o recibidos por toda persona física o de existencia ideal en el ejercicio de sus funciones y actividades.

Artículo 27     Cuando un archivo particular contuviere documentos significativos para la historia provincial, serán declarados archivo histórico, involucrando o no su transferencia al Archivo General de la Provincia, pudiendo solicitar asesoramiento para su organización.

Artículo 28     En caso de que los propietarios decidiesen su venta o transferencia deberán ofrecerlo con carácter prioritario al Estado Provincial.

Artículo 29     Bajo ningún punto de vista se permitirá el desmembramiento de dicha archivalía.

 

TERCERA PARTE:

 

PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA PROVINCIA

 

CAPÍTULO VIII

 

De los Documentos

 

Artículo 30     Toda documentación producida por el Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, se considera como integrante potencial del patrimonio documental de la Provincia, y como tal debe ser preservada con las excepciones y procedimientos establecidos por esta Ley.

Artículo 31     El efectivo del patrimonio documental estará integrado por:

1. a) Los documentos públicos o privados que hayan ingresado o ingresen en el Archivo General de la Provincia, éstos de dominio público;
2. b) Los documentos declarados de valor permanente por los Poderes Judicial y Legislativo, de dominio público también;
3. c) Los archivos particulares que integren un archivo calificado como histórico;
4. d) Los documentos de propiedad particular que integren un archivo histórico y que fueren declarados de valor histórico.

Artículo 32     A los efectos de esta Ley se considera documento de valor histórico a todo aquel que resulte significativo para el conocimiento de la historia, de las instituciones y de los hombres de la Provincia. Tal calificación será dada por el Consejo Asesor de Archivos del Sistema Provincial de Archivos.

Artículo 33     Cuando el director del Sistema Provincial de Archivos tuviere conocimiento de enajenación o traslado de documentación de presunto valor histórico, está autorizado a solicitar judicialmente las medidas de carácter cautelar que estime pertinente.

Artículo 34     Los propietarios o tenedores de documentos que integran el patrimonio documental de la Provincia, continuarán en la tenencia de éstos si así lo desean, pero comprometidos con su conservación y custodia.

Asimismo, podrán entregarlos en depósito al Archivo general de la Provincia en las condiciones que estipularen, o de lo contrario, una copia de los mismos.

Artículo 35     El director del Sistema Provincial de Archivos podrá proponer al Poder Ejecutivo Provincial la declaración de utilidad pública con fines de expropiación de aquella documentación en manos de particulares que sea considerada de relevante e irreemplazable valor histórico.

Artículo 36     Los documentos archivados en los archivos públicos del Estado Provincial no podrán ser retirados de ellos sino en caso de excepción y siempre con carácter transitorio, mediante resolución expresa de las autoridades competentes.

CAPÍTULO IX

 

Transferencia de Documentación Pública

Artículo 37     Los archivos integrantes del Sistema Provincial de Archivos, cualquiera sea su naturaleza jurídica, pondrán a disposición del Archivo General de la Provincia la documentación de más de diez (10) años de antigüedad para su traslado al Departamento Archivo Intermedio y luego ser transferido al Departamento Archivo Histórico de dicho Archivo General.

Artículo 38     No podrá transferirse documentación al Archivo General de la Provincia sin un acuerdo con éste, quien deberá verificar la documentación a transferir y fijar su fecha de entrega.

Artículo 39     La transferencia será realizada previa clasificación y ordenación del material acompañado de sus respectivos auxiliares descriptivos e inventarios de remesa o relación de entrega en cada uno de los casos.

CAPÍTULO X

 

Desafectación, eliminación, reproducción y traslado de la documentación

 

Artículo 40     Todos los documentos producidos y que produzcan los organismos públicos integrantes del Sistema Provincial de Archivos, serán desafectados exclusivamente de acuerdo al régimen previsto en la presente Ley, con excepción del Poder Legislativo y del Poder Judicial de la Provincia quienes establecerán sus propias pautas al respecto.

Artículo 41     Sólo una vez que se haya aprobado la desafectación de documentos, la autoridad superior de la que dependan cada uno de los archivos podrá disponer la eliminación de acuerdo con los reglamentos vigentes.

Artículo 42     Ningún organismo del Poder Ejecutivo Provincial llevará a cabo tareas de micro-reproducción de documentos, sin el consentimiento expreso del Poder Ejecutivo y remisión del inventario analítico de la documentación cuya reproducción se solicita al Sistema Provincial de Archivos.

Artículo 43     Sólo se autorizará la micro-reproducción con fines de sustitución en casos de documentos de conservación temporaria y falta de espacio.

Artículo 44     Las micro-reproducciones con fines de seguridad adquirirán valor jurídico siempre y cuando sean realizadas conforme a pautas que se establezcan por vía reglamentaria.

Artículo 45     Ningún archivo de organismos públicos podrá ser trasladado sin previa autorización del director del Sistema Provincial de Archivos, quien decidirá sobre las condiciones técnicas del local.

CAPÍTULO XI

 

Personal

Artículo 46     Para ingresar en los cargos directivos de los archivos públicos provinciales, se requerirá acreditar título de archivero a nivel universitario o en su defecto licenciado o profesor en Historia o en Letras.

DADA en la Sala de Sesiones de la Honorable Legislatura Provincial del Neuquén, a los veinticuatro días de noviembre de mil novecientos ochenta y siete.