DISPOSICION Nº 83/05 CG.-
NEUQUEN, 08 de Septiembre de 2005.-
VISTO:
La necesidad de homogeneizar los procedimientos de rendición de cuentas de los fondos permanentes, cargos específicos y transferencia global de fondos; y,
CONSIDERANDO:
Que las normativas vigentes en materia de rendición de cuentas de cargos específicos, fondos permanentes y transferencia global de fondos responden a criterios conceptuales similares.
Que actualmente existen diversas normativas que reglamentan los distintos tipos de rendiciones por lo que resulta necesario su aglutinación en una sola norma de carácter general que permita dar el mismo tratamiento a las diversas formas de anticipo de fondos por parte del Tesoro.
Que asimismo, resulta menester fijar el concepto de rendición en términos del sustento que otorga la contabilidad sobre la base que la registración de los pagos que efectúan los Servicios Administrativos Financieros habiendo cumplimentado los requisitos del artículo 28º de la Ley de Administración Financiera y Control, importan la real aplicación de los fondos.
Que las rendiciones en términos de su respaldo documental es una labor que se encuentra implícita en los expedientes que dan origen a los pagos antes mencionados, y por lo tanto la conformación y ordenamiento de los mismos resulta un proceso que puede ser facilitado con la emisión de listados mediante las herramientas que el sistema contable provincial puede aportar con el uso de la tecnología informática.
Que la nueva Reglamentación sustituye a las normas establecidas anteriormente mediante las Disposiciones Nº 38/95, 48/98, 49/98, 50/98 y 138/00.
Por ello, y de acuerdo a lo establecido en el artículo 79 incisos a) y b) de la Ley 2141 y concordante del Reglamento de Contrataciones,
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
D I S P O N E
ARTICULO 1º: Apruébese el Reglamento de Rendiciones para erogaciones de Organismos Centralizados excepto Sueldos, que como Anexo I forma parte integrante de esta Disposición.
ARTICULO 2º: La presente Disposición tendrá vigencia a partir del 1º de Octubre de 2005.
ARTICULO 3º: Deróganse las Disposiciones Nº 38/95, 48/98, 49/98, 50/98 y 138/00.
ARTICULO 4º: Comuníquese y ARCHIVESE.
ANEXO I – DISPOSICIÓN Nº 83 /05 C.G.
RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS INVERTIDOS POR LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS-FINANCIEROS DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL- (excepto sueldos)
TITULO I – CONCEPTO:
Una aplicación de fondos se encuentra en condiciones de ser rendida cuando habiéndose cumplido los aspectos formales que le dieron lugar y la prestación o las condiciones establecidas en el acto motivo de la aprobación del gasto, tenga efecto cancelatorio total o parcial respecto de la obligación contraída y se encuentre debidamente contabilizada.
La condición que determina la realización de un pago, con poder cancelatorio de una obligación, supone haber dado cumplimiento al artículo 28º de la LAFYC y a los aspectos formales necesarios para la emisión de la Orden de Pago. Desde el punto de vista de los registros contables, siendo la Contabilidad la base para la preparación de los Estados Contables que conforman la Rendición de Cuentas en los términos del artículo 82º de la LAFYC, los pagos que los Servicios Administrativos Financieros realicen con fondos transferidos del Tesoro mediante cualquier procedimiento se consideran invertidos en oportunidad de registrarse contablemente el Pago, de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos del Sistema Contable.
TITULO II – RESPALDO DOCUMENTAL:
A) ASPECTOS GENERALES
La documentación respaldatoria de las operaciones con efecto financiero estarán contenidas en los expedientes que dieron origen a la autorización y aprobación del gasto.
Esta documentación deberá respaldar los siguientes hechos:
Tramites de la contratación: En general son los establecidos en el Reglamento de Contrataciones y, en los casos que correspondan, en otras normativas particulares, y están referidos a los procedimientos de solicitud, de licitación, adjudicación y recepción de los bienes o servicios contratados.
Autorización y aprobación del gasto: Corresponde a la norma legal que emiten los funcionarios con facultades para disponer tales actos de acuerdo con lo establecido en los artículos 2° y 3° del Reglamento de Contrataciones y toda otra norma específica que otorgue esas facultades.
Prestaciones convenidas: Se explicitan mediante la documentación que perfecciona la orden para el cumplimiento del compromiso contraído: Contrato, Orden de Compra o Provisión, o cualquier otro documento que los remplace.
Cumplimiento de las prestaciones convenidas: Corresponde a los remitos, recibos, actas de recepción, certificación de servicios, etc. que constituyen la recepción de los bienes o cumplimiento de los servicios adquiridos, con los alcances del artículo 59° del Reglamento de Contrataciones. Cuando las normas, contratos u otro acuerdo de partes establezca la emisión de una Certificación, la misma se hará cumpliendo los requisitos formales que le otorgan tal carácter, debiendo ser por escrito, haciendo referencia al objeto de la certificación, consignando un relato circunstanciado de la materia sobre la cual se certifica o afirma, indicando lugar y fecha de emisión, firma y aclaración del certificante.
Liquidación y Orden de Pago: Incluye la factura o documento equivalente, y en casos particulares, la Liquidación de la propia Administración, la conformidad de la factura o documento equivalente en los términos del artículo 67° del Reglamento de Contrataciones, con el alcance establecido en el artículo 28° de la Ley 2141, y la Orden de Pago emitida a través del SICOPRO.
Cancelación de la obligación contraída: El respaldo documental lo constituye el Recibo o documento equivalente que acredite el pago por la cancelación total o parcial de la obligación contraída (proveedor, beneficiario, agente o funcionario de la administración). En los casos de transferencia o acreditaciones bancarias, tal respaldo lo constituirá la Libranza emitida por el aplicativo correspondiente.
Registración contable de las operaciones: Debe acreditarse la registración de todas las operaciones que configuran el expediente de acuerdo con el Manual de Procedimiento del Sistema Contable Provincial.
Intervención de organismos competentes: En los casos que corresponda, deberán constar los informes, dictámenes e intervenciones de organismos que en razón de su competencia, especialidad, función u otro motivo deban participar durante el proceso de la contratación.
B) ASPECTOS PARTICULARES
Sin perjuicio de lo dispuesto en el inciso A) de este Título, los expedientes que tramitan erogaciones por los conceptos que a continuación se detallen, deberán cumplir, en particular, con los siguientes requisitos:
1. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS: La adquisición de combustible mediante Vales podrá rendirse mediante comprobante no equivalente a factura en aquellos casos en que el proveedor sólo emita la factura al momento de la carga del combustible. Sin perjuicio de ello, el SAF deberá adoptar medidas que permitan ejercer un correcto control sobre la utilización de los mencionados vales.
2. BIENES DE CAPITAL: Deberá contar con la intervención del Sector Patrimonial quien determinará su afectación a inventarios y en caso de reposición indicará los bienes que se remplazan.
3. GASTOS DE REPARACION Y MANTENIMIENTO: La reparación de vehículos u otros bienes, debe acompañarse con un detalle del trabajo realizado, con identificación de los bienes (Número de dominio, marca, modelo, número de serie, etc.). En el caso de vehículos alquilados deberá adjuntarse el contrato correspondiente.
Deberá especificarse si el gasto se produce como consecuencia del uso habitual, obsolescencia o con motivo de un siniestro. En este último caso se consignará el número de expediente por el que se inició el sumario de responsabilidad administrativa.
En caso de siniestro cubierto por seguro propio o de terceros, deberá agregarse la documentación de los tramites realizados ante la Compañía de Seguro.
4. CAJAS CHICAS y OTROS FONDOS SIMILARES: El expediente original de aprobación y constitución del fondo contendrá copia de la norma legal correspondiente y la liquidación del anticipo financiero, al cierre del ejercicio se completará con la rendición final del anticipo. Copia de la norma legal deberá ser remitida a la Contaduría General al inicio de cada ejercicio.
Los sucesivos reintegros del fondo se tramitarán durante el ejercicio como alcances del expediente cabeza. Estos alcances contendrán una planilla resumen con el detalle de los comprobantes de los gastos conformada por el Director de Administración. La conformación de la planilla resumen por parte del Director de Administración obstará la conformidad en cada uno de los comprobantes.
La planilla resumen contendrá: Denominación del Proveedor, fecha, tipo y número de comprobante e importe.
5. SERVICIOS (Electricidad-Teléfono-Gas-etc.): La conformidad de las facturas por la provisión de estos servicios por parte del responsable del Servicio Administrativo Financiero implica, entre otros,
que los mismos corresponden a consumos del Organismo y, en el caso de inmuebles alquilados, que se han efectuado las diligencias pertinentes para evitar la facturación de conceptos que no correspondan abonar al Estado;
que se ha verificado la procedencia y corrección de los montos facturados en concepto de recargos por mora
En el caso del inciso 2, deberá fundamentarse la razón que motiva el pago fuera de término.
6. PASAJES:
6.1.: Para los pasajes otorgados a agentes que realicen COMISIONES DE SERVICIOS, deberá constar además, la siguiente documentación:
a) Fotocopia de la documentación de autorización de la comisión por parte de autoridad competente.
b) Orden oficial de pasaje
c) El original del ticket o boleto de pasaje
6.2.: A los otorgados en carácter de Subsidio y por Cortesía o Adhesión deberá adjuntarse además, los siguientes documentos:
a) Norma legal aprobatoria en el que conste el motivo de su otorgamiento.
b) Orden oficial de pasaje
Los pasajes otorgados en carácter de subsidio que tengan como destino cubrir necesidades de tipo social, deben contemplar en su facturación por parte de las empresas prestadoras del servicio y de corresponder, el descuento del 50% sobre el precio del mismo, establecido en la Ley Provincial de Transporte N° 482/65 y sus modificaciones en su artículo 11° Inciso I y el Decreto N° 3220/93 en su artículo 40°, además de lo indicado en los incisos a), b), c), y e) del apartado 10.1.
En todos los casos, las ordenes oficiales de pasaje, deberán tener fecha de vencimiento a fijar por el organismo en función de las circunstancias que motivan su otorgamiento.
6.3.: En el caso de aero-chequeras deberá agregarse nota del responsable en la que detalle:
1) N° del cheque de autorización, adjuntado fotocopia del respectivo talón.
2) Trayecto autorizado .
3) Motivo de la utilización.
4) Justificación de la utilización de los pasajes por persona distintas al responsables y motivo de su emisión. Para el caso de que la utilización del pasaje fuera por los motivos descriptos en 6.1 y 6.2, se adjuntará la documentación allí exigida, excepto la Orden de Pasaje.
7. GASTOS PROTOCOLARES y CORTESIA: Debe explicitarse las circunstancias que motivaron el gasto y quién lo efectuó.
8. TRANSPORTE: Deberá constar las razones que lo motivaron, lugar de origen y destino de la carga transportada.
9. LOCACION DE OBRAS Y SERVICIOS:
Para las contrataciones bajo la modalidad del tracto sucesivo, los pagos parciales se efectuarán mediante la aplicación del punto B) apartado 4.
Cuando la prestación del servicio sea ocasional y no exista pedido original de la contratación, deberá indicarse mediante nota la excepcionalidad de la misma y estar acompañada de un detalle de las tareas realizadas, lugar donde se prestaron los servicios y período comprendido.
10. SUBSIDIOS:
10.1.: Subsidios en efectivo que se otorguen a persona físicas: Deberá adjuntarse:
a) Solicitud del beneficiario explicitando el motivo de su requerimiento
b) Encuesta socio-económica, informe social debidamente firmados por los responsables o declaración jurada formulada al efecto firmada por el beneficiario.
c) Fotocopia del documento de identidad.
d) Cuando el subsidio tenga como destino el pago parcial o total de facturas en concepto de servicios públicos, copia del original de la factura o recibo sellada por el organismo recaudador o por el servicio administrativo actuante.
e) En circunstancias especiales en las que sea imposible el cumplimiento de alguno de los requisitos solicitados, la autoridad competente certificará, bajo su responsabilidad la veracidad de los hechos.
10.2.: Subsidios en efectivo o en especie que se otorguen a entidades privadas sin fines de lucro: Deberá adjuntarse:
a) Solicitud del beneficiario explicitando el motivo de su requerimiento
b) Constancia de que la entidad cuenta con personería jurídica o reconocimiento de su existencia por parte de organismo competente.
c) En caso de entrega de bienes o prestación de servicios realizada directamente por el proveedor, deberá adjuntarse el remito o certificación conformados con la firma y aclaración de un representante de la entidad.
10.3.: Subsidios en especie con destino específico o persona identificada. Deberá darse cumplimiento a lo detallado en los incisos a), b), c), y e) del apartado 10.1. En caso que la entrega de los bienes la realice directamente el proveedor, deberá adjuntarse el remito o certificación conformados con la firma y aclaración por parte del beneficiario.
C) REQUISITOS DE LOS COMPROBANTES
1. Los comprobantes que se emitan a nombre del Estado Provincial o de sus reparticiones deben reunir los requisitos establecidos por la AFIP en lo que respecta a la emisión de facturas o documentos equivalentes.
2. En operaciones realizadas con quienes estén obligados a utilizar equipamiento electrónico, conocidos como controladores fiscales, para la emisión de sus comprobantes, los mismos deberán reunir los requisitos que establece la AFIP.
3. Tipos de documentos que el proveedor debe emitir:
Si es responsable inscripto debe emitir comprobante tipo A o B y entregar original.
Si es monotributista, no responsable o exento debe emitir comprobante tipo C y entregar el original.
4. Facturas o documentos equivalentes:
En la emisión de las facturas o documentos equivalentes debe observarse particularmente, además de los demás requisitos que establecen las normativas vigentes, la inclusión de los siguientes datos:
Nombre de la repartición contratante
La condición frente al IVA de la repartición contratante (consumidor final, responsable inscripto)
Fecha de emisión del comprobante
Número de Remito vinculado con la operación (en caso de haberse emitido). El Remito deberá cumplimentar los requisitos que establece la AFIP.
Identificación del bien vendido o del servicio prestado
Precios unitarios y totales
5. Tiques, Facturas, Recibos o Tique Facturas emitidos mediante equipamiento electrónico (cajas registradoras o ticadoras)
Se admitirán estos comprobantes únicamente en operaciones realizadas con quienes utilicen equipamiento electrónico conocido como “controlador fiscal” (debe contener el logotipo fiscal y el número de controlador). Estos comprobantes deberán reunir los requisitos establecidos por las Resoluciones emitidas por la AFIP.
6. En el caso que los Tiques utilicen códigos globales que no identifiquen específicamente el producto adquirido, y no se hubiera emitido un Remito con el detalle identificatorio, deberá acompañarse una nota de pedido o un detalle de la compra con el siguiente contenido:
Título: Nota de Pedido, Detalle de Compra
Fecha de emisión
Repartición contratante
Denominación del proveedor
Detalle de la compra, indicando cantidad, descripción y precios unitarios y totales de cada producto o servicio adquirido.
Número del Tique referido a la operación
Firma del proveedor como constancia de que el detalle de la compra se corresponde con el Tique referenciado
Cuando por razones ajenas a la administración, no sea posible obtener la conformidad del proveedor en la Nota de Pedido o Detalle de Compra, el responsable del SAF al momento de dar cumplimiento al artículo 67° RC, también conformará dichos documentos internos a fin de certificar su correspondencia con el Tique.
En los comprobantes de Caja Chica podrá sustituirse el procedimiento anterior, mediante el detalle de lo adquirido en el reverso del comprobante o por cualquier otra forma que conduzca al mismo fin.
TITULO III – CONFORMACION DE LAS RENDICIONES DE FONDOS
La rendición de los expedientes por parte de los SAF se efectuará por cada cuenta bancaria administrada, teniendo en cuenta las distintas modalidades de ingresos o transferencia de fondos sean estos provinciales o nacionales.
Fondos Permanentes
Transferencia Global de Fondos
Cargos Específicos
Cuentas Especiales
Estas modalidades de rendición poseen aspectos comunes y particulares que tienen en cuenta los procedimientos administrativos y contables de las operaciones que genera la aplicación de los fondos recibidos.
A) FORMA DE LA RENDICIÓN: Los expedientes que conforman la rendición deben agruparse por períodos mensuales, excepto que la normativa indique otro procedimiento. El agrupamiento por períodos implica que el servicio administrativo financiero deberá confeccionar una actuación resumen de la documentación que se rinde, que constituirá el expediente cabeza de la rendición y tendrá la siguiente información:
1. Nota / informe: Lo efectuará el responsable del SAF e informará sobre el objeto de la rendición (concepto, período, importe, devolución de fondos, y toda otra información pertinente para mejor comprensión de lo actuado en el período que abarca la rendición).
2. Balance de Cargos y Descargos: Es un estado que contiene información de los fondos recibidos o ingresados, los montos invertidos y rendidos, lo anticipado sin rendir y el saldo sin aplicar, además de cualquier otra información requerida conforme a las normativas que dicte el órgano de control interno.
3. Planilla de expedientes pagados: Son los expedientes pagados que habiendo cumplido con las condiciones del artículo 28° LAFYC, forman parte de la rendición y se consideran altas del periodo. Estos serán informados por período mensual y ordenados en forma correlativa.
4. Planilla de expedientes con Anticipos de Fondos otorgados y sin Rendir (únicamente para Fondo Permanente): Los expedientes de anticipos de fondos otorgados por el SAF que no hayan sido rendidos se informarán en forma mensual, ordenados correlativamente.
Se consideran como tales aquellas actuaciones sobre las que se ha efectuado un pago a modo de anticipo, y se incorporarán como altas en el periodo en que se concrete su rendición (cancelación), salvo que circunstancias debidamente fundadas justifiquen la imposibilidad de su inclusión.
Se incluyen en este concepto a los anticipos de gastos y viáticos, constitución de Cajas Chicas, Fondos Fijos Especiales u otros de similares características otorgados por el SAF.
5. Planilla de expedientes de fondos no aplicados ( únicamente Transferencia Global de Fondos y Cargos Específicos ): Los expedientes para los cuales se transfirieron fondos con carácter de específicos por parte del Tesoro y a la fecha de cierre de la rendición no hayan sido cancelados se informarán en forma mensual, ordenados correlativamente.
6. Conciliación Bancaria: Deberá acompañarse una conciliación que asegure un adecuado control interno entre la información que provee la institución bancaria y la que surge de las registraciones contables del organismo.
6.1. La conciliación bancaria se confeccionará teniendo en cuenta el saldo de la cuenta corriente del Banco al último día del mes y el saldo contable de la misma cuenta que surja del libro Mayor del SICOPRO al cierre del período mensual rendido.
6.2. La constancia del saldo bancario se sustentará sobre la base de Certificación Bancaria, extracto emitido por el banco o idéntica información obtenida por medio o soporte informático válidos.
6.3. La información expuesta en la conciliación bancaria debe permitir realizar un análisis adecuado sobre la razonabilidad de su contenido, y deberá estar agrupado de forma que permita analizar los conceptos que ajustan el saldo contable de la cuenta banco o los que inciden sobre el saldo del resumen bancario y deben contener como mínimo la siguiente información:
Concepto del ajuste o diferencia
De corresponder, número del expediente
Fecha
De corresponder, número y tipo de comprobante (cheque, boleta de depósito, etc.)
Importe
7. Certificación de fondos invertidos: Se adjuntará una Certificación de los fondos invertidos emitida por el responsable del SAF de conformidad a la normativa que a tal efecto emita el órgano de control interno.
Esta certificación se emite sin perjuicio de la conformidad de los comprobantes establecida en el artículo 67 del Reglamento LAFYC, y contendrá información que permita establecer la fiabilidad de los controles internos que haya instrumentado o ejercitado la Dirección de Administración con relación a los aspectos formales, de gestión y de una sana administración de los fondos aplicados en un todo de acuerdo a lo indicado en el primer párrafo del artículo 4° del Reglamento LAFYC.
8. Firma: Toda la documentación detallada en los puntos anteriores deberá estar firmada por el responsable del SAF.
9. Rendición final: La rendición del mes de Diciembre se considerará como Final, debiendo en la misma efectuarse la totalidad de los ajustes que permitan apreciar el total de los fondos que se recepcionaron, el total de fondos pagados y rendidos, y de corresponder, información referida a la devolución de fondos que no fueron invertidos en el ejercicio. Asimismo se efectuarán todas las operaciones que el organismo de control interno haya establecido en relación con el cierre del ejercicio.
10. Rendición Anual Resumen: Sin perjuicio de lo indicado en el punto anterior, en oportunidad de conformarse la Cuenta General del Ejercicio se emitirá una Rendición definitiva que contendrá toda la información condensada del año a modo de resumen y cierre definitivo de la inversión de fondos por parte del SAF.
B) ASPECTOS GENERALES:
1. Plazo de conformación: Los Servicios Administrativos-Financieros conformarán la rendición de los fondos invertidos dentro de los 20 (veinte) días del mes siguiente a su inversión, fecha a partir de la cual estarán a disposición de los órganos de control (Contaduría General, Tribunal de Cuentas) para su posterior revisión o remisión según lo dispongan dichos organismos.
2. Conservación y guarda de los expedientes que conforman la rendición: Los titulares de los Servicios Administrativos-Financieros son responsables de la guarda y conservación de los expedientes que conforman la rendición en un todo de acuerdo con lo establecido en el último párrafo del articulo 82° LAFYC y el artículo 11° del RRC por el plazo establecido en el Decreto 1829/80 (10 años desde la fecha de cierre de cada ejercicio), y deberán arbitrar las medidas de control interno pertinentes para mantener un correcto ordenamiento de los mismos. Este aspecto debe tenerse especialmente en cuenta ante cambios en las Direcciones de Administración, fusiones y escisiones de organismos, cambio de autoridades gubernamentales, etc., a cuyo efecto los responsables entrantes y salientes acordarán medidas que tiendan a satisfacer este requisito legal y permita deslindar responsabilidades con la debida antelación. En particular, lugar de guarda, inventarios, actas de entrega y recepción.
3. Expedientes observados: Son actuaciones que, sometidas a revisión, contienen objeciones por parte de la Contaduría General de la Provincia que deben ser subsanadas por el SAF.
Las actuaciones así calificadas serán motivo de registro con el objeto de llevar cuenta y razón de las mismas de acuerdo con lo fijado en el Manual de Procedimiento del Sistema Contable Provincial.
Los expedientes cuyas observaciones no fueren subsanadas al momento de procesar el cierre del ejercicio financiero, pasarán a la categoría de expedientes en proceso de Sumario Administrativo, para lo cual será de aplicación lo dispuesto en el Artículo 110° LAFYC, actuando en tal caso la Contaduría General de la Provincia como denunciante ante la autoridad superior del respectivo Organismo. En idéntico plazo al establecido en el citado Articulo 110° deberá remitirse al Organo de Control Interno copia autenticada de la norma legal que dispone la iniciación del sumario
4. Expedientes que generan alcances: Cuando las contrataciones generen pagos (cancelaciones) parciales, cada uno de ellos se tramitará en actuaciones como alcances del expediente principal. La rendición de los alcances se efectuará de acuerdo al procedimiento general, debiendo el SAF articular medidas de control interno respecto a la numeración de los alcances.
El expediente principal se integrará a la rendición del periodo mensual en el que se efectúe la cancelación definitiva de la contratación.
5. Rendiciones Parciales: Se podrán conformar rendiciones parciales dentro de un período mensual, únicamente cuando se den las circunstancias indicadas en el segundo párrafo del punto 2. de este apartado. En estos casos la rendición parcial abarcará hasta el día en que se efectivice el cambio.
C) ASPECTOS ADICIONALES PARA ORGANISMOS QUE ADMINISTREN FONDOS DEL ESTADO NACIONAL A TRAVES DE CUENTAS EN EL BANCO DE LA NACIÓN ARGENTINA:
1. Información a elevar a la Contaduría General de la Provincia dentro de las 48 horas de su formalización:
a) Nómina de Programas y Subprogramas que integran los fondos acordados.
b) Tipo y número de cuenta habilitada por el Banco Nación Argentina para el manejo de los fondos, fecha de apertura y responsables de la misma.
c) Copia autenticada de las normas legales, convenios y sus modificaciones que regulan el funcionamiento y la operatoria habitual del programa.
2. Información a elevar a la Contaduría General de la Provincia dentro de las 48 horas de recibidos los fondos:
a) Monto recibido
b) Programa al que corresponden los fondos
c) Cuenta bancaria afectada
d) Fecha de acreditación de los fondos
e) Fotocopia del comprobante de la transferencia
f) Fotocopia del Decreto de aceptación de los fondos
TITULO IV – CUESTIONES ESPECIALES
A) INUTILIZACION DE FACTURAS O DOCUMENTOS EQUIVALENTES
1. Los documentos emitidos por terceros que hubieren dado origen a obligaciones a cargo del Estado (facturas o documentos equivalentes)deberán ser inutilizados en oportunidad de efectuarse el pago.
La inutilización será efectuada mediante sellos anulatorios, guillotinados, perforaciones o cualquier otro medio que conduzca al mismo fin. Cualquiera sea el método utilizado, no deberán producirse alteraciones a la información contenida en los documentos.
2. En caso de utilización de sellos, los mismos deberán entintarse de color rojo y contener como mínimo la siguiente información:
Denominación de la Dirección de Administración
La leyenda “inutilizado” o “documento inutilizado”
Número y año o mes y año correspondientes al período de la rendición
3. En caso de utilizar métodos diferentes a los enunciados en 1., el SAF deberá informar a la Contaduría General el sistema aplicar.
B) COPIAS: Las copias y fotocopias que se adjunten en las actuaciones deberán estar refrendadas por funcionario competente o interviniente.
C) REQUERIMIENTOS DE LA CONTADURIA GENERAL: Sin perjuicio de lo indicado en este reglamento, la Contaduría General podrá requerir al SAF todo tipo de información, documentación y en general cualquier elemento que conlleve a una mejor y más amplia aplicación de la atribución establecida en el inciso g) del artículo 79 LAFYC.
GLOSARIO:
AFIP: Administración Federal de Ingresos Públicos
DGI: Dirección General Impositiva (actual AFIP)
IVA: Impuesto al Valor Agregado
LAFYC: Ley de Administración Financiera y Control N° 2141
RC: Reglamento de Contrataciones
RG: Resolución General
RRC: Reglamento de Rendición de Cuentas (Acuerdo 1120 del Tribunal de Cuentas)
SAF: Servicio Administrativo-Financiero que se corresponde con una Dirección de Administración
SICOPRO: Sistema Contable Provincial