DISPOSICION Nº 21/05 CG.-
NEUQUEN, 10 DE MARZO DE 2005.-
VISTO:
El Decreto Nº 367/04 y sistema contable provincial SICOPRO V.2001, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la citada norma se estableció la obligatoriedad para las Tesorerías de cancelar las obligaciones mediante acreditación en cuenta bancaria del proveedor, abiertas en el Banco de la Provincia del Neuquen.
Que dicho Decreto fue reglamentado por Resolución 66/04 del Ministerio de Hacienda, Finanzas y Energía.
Que en tal sentido, la Contaduría General de la Provincia procedió a reempadronar a los proveedores de modo tal de contar con datos impositivos actualizados y además exigir la apertura de la cuenta bancaria, a efectos de incorporarla como dato en el Padrón de Proveedores.
Que en concordancia con ello, se desarrolló un aplicativo vinculado al Sicopro, para que el archivo de acreditación bancaria se generara a partir de las registraciones contables de modo tal de evitar la duplicación en el ingreso de datos, además de obtener los números de cuenta bancaria directamente del Padrón de Proveedores.
Que habiendo finalizado el operativo de actualización de datos de Proveedores, se está en condiciones de comenzar con la acreditación en cuenta bancaria con datos contables.
Que en consecuencia es necesario ampliar el Manual de Procedimientos Contables y Plan de Cuentas aprobado por Disposición Nº 112/01 de la Contaduría General de la Provincia con la nueva aplicación para generar el archivo de acreditación.
Por ello,
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
D I S P O N E :
Artículo 1.- APRUÉBASE E INCORPÓRASE al Manual de Procedimientos Contables y Estructura del Plan de Cuentas del Sicopro v.2001 aprobado por Disposición 112/01 C.G. las instrucciones que en Anexo I forman parte de la presente, relacionado con el procedimiento para el pago por acreditación en cuenta bancaria y designado como “Capitulo IX – Procedimiento común a las Tesorerías de los SAF y Tesorería General de la Provincia para el Pago por acreditación en Cuenta Bancaria con datos del Sicopro” y punto 11. del Capítulo III –Procedimiento para el Servicio del Tesoro.
Artículo 2.- Facúltase a la Dirección General de Contabilidad e Información, a incluir las presentes ampliaciones, en el texto Ordenado del Manual de Procedimientos Contables y Estructura del Plan de Cuentas, y a poner a disposición de los usuarios, el presente manual en el menú de “Ayuda” del Sicopro.
Artículo 3.- Vigencia: la presente disposición tendrá vigencia para cada Tesorería según el cronograma de inicio de acreditación en cuenta establecido por la Tesorería General de la Provincia.
Artículo 4.- Comuníquese y ARCHIVESE.
ANEXO I A LA DISPOSICIÓN 21/05 C.G.
CAPITULO IX
PROCEDIMIENTO COMÚN A LAS TESORERÍAS DE LOS SAF Y TESORERÍA GENERAL DE LA PROVINCIA PARA EL PAGO POR ACREDITACIÓN EN CUENTA BANCARIA CON DATOS DEL SICOPRO
CONCEPTO: El sistema de acreditación en cuenta se basa en la información disponible en el Padrón de Proveedores de donde se obtienen tanto el CUIT O CUIL y el Tipo y Número de cuenta bancaria autorizada para recibir los pagos. Este sistema también se extiende a la operaciones que se realicen entre los Servicios Administrativos Financieros centralizados como descentralizados, Poder Legislativo, Poder Judicial y Tesorería General. A modo de ejemplo, si un SAF debe reintegrar (o efectuar un pago) a Tesorería General, debe producirse a alguna de las cuentas que ésta posee en el Padrón de Proveedores.
TRÁMITE:
1. Al generarse un Libramiento (emisión de la Orden de Pago), el sistema contable controlará si el proveedor tiene o no actualizado los datos impositivos y bancarios y enviará el mensaje en caso negativo, continuando con la operación. (este mensaje debe llegar al proveedor para que se re-empadrone en el Registro de Proveedores).
2. El sector de liquidaciones que emite la Orden de Pago (ó el área que cada SAF establezca) procederá a codificar la Orden de Pago según los conceptos establecidos en el Nomenclador de Tesorería (estos conceptos son de vital importancia para clasificar la deuda y los pagos).
3. El área correspondiente (Liquidaciones o Tesorería) ratificará o modificará los datos impositivos que surjan de aquellos existentes en el Padrón de Proveedores (al momento de determinar las retenciones, el sistema mostrará las que correspondan según los datos preexistentes, y podrán modificarse de ser necesario). Este punto sólo será de aplicación cuando se ponga en funcionamiento el sistema de Retenciones Impositivas.
4. Para acreditación en cuenta, deberá generarse la transacción que cancele o pague la obligación (Pago con y sin Libramiento, Anticipo de Fondos del SAF, Movimiento de Fondos que acredite alguna cuenta bancaria y Caja Chica) indicando como medio de pago : 15 “Acreditación en Cuenta”. En este punto, el sistema verificará que el proveedor seleccionado tenga actualizado los datos en el Padrón de Proveedores (cuenta bancaria), y de ser así, efectuará la transacción contable, registrando además un archivo para acreditación en cuenta. Si el proveedor no tuviera cuenta bancaria (porque no está actualizado o bien porque no corresponda que posea, caso de Viáticos) el sistema indicará la imposibilidad de acreditar. Conjuntamente generará un documento para adjuntar al expediente con los datos de la acreditación y con el tipo y número de la transacción contable que servirá de comprobante de pago.
5. Cuando el Proveedor (Código de Registración) tuviere más de una cuenta bancaria en el Padrón de Proveedores, el sistema, previo a finalizar la transacción contable, invitará a seleccionar la cuenta bancaria que corresponda depositar.
6. Si el sistema contable detectó previamente que el proveedor es objeto de un Embargo, y el operador optara por efectivizar el embargo, impedirá que el pago se realice por acreditación. Si la restricción se trata de una Cesión, y se optara por ésta, el sistema posibilitará el ingreso del código de proveedor del cesionario, a efectos de verificar si está dentro del Padrón de Proveedores con los datos actualizados y de ser así, permitirá efectuar el pago por acreditación al cesionario. Caso contrario, deberá seleccionarse otro medio de pago.
7. Previo al momento de levantar el archivo, deberá imprimirse el listado provisorio de acreditación a efectos de controlar los movimientos que compondrán la información a enviar al Banco. Este control es fundamental porque sólo en esta instancia es posible corregir errores sin consecuencias graves (mediante el respectivo contra-asiento y nuevo registro). Este listado, puede imprimirse cuantas veces sea necesario.
8. A la hora establecida para generar el archivo, se procederá a su grabación y envío al banco (debe generarse el mismo día de presentación). Este archivo además imprimirá un listado de los datos contenidos en el medio de comunicación al banco para la acreditación. A partir de este momento, en caso de detectarse errores, es posible hacer lo siguiente:
a) Hasta la hora de cierre del banco, es posible modificarlo eliminando alguna acreditación, pero no incorporar nuevos datos de acreditación. Para ello, se hará el contra-asiento y el nuevo asiento si corresponde. Luego se regenerará el archivo el que solamente tomará aquellos que correspondan al Nº de lote seleccionado y se enviará al banco.
b) Si el error es detectado fuera del horario bancario pero el mismo aún no ha sido procesado por el banco, con una comunicación al mismo, se evitará el proceso de toda la acreditación, es decir no habrá acreditación de ningún proveedor. Al día siguiente, luego de las correcciones indicadas en el punto a), se regenerará el archivo con el Nº de lote respectivo. Para las acreditaciones nuevas de ese día (que obviamente no habían sido generados en el día anterior), se grabará otro archivo. Es decir, habrán dos archivos de acreditación para ese día.
c) Si por alguna causa, se generó el archivo de acreditación y no fue llevado al banco, existirá un plazo máximo establecido por la Tesorería General de la Provincia para regenerarlo.
Si luego de acreditado los importes, se detectara algún error en exceso (en el importe acreditado), deberá procederse a recuperar (del proveedor o quien resulte condenado en el sumario) el importe excedido.
d) Si en el proceso del banco, se produce un rechazo de un movimiento por cuenta cerrada u otra causa, el banco informará por escrito los motivos, y el SAF deberá adecuar la información contable (contraasiento al pago), y cuando se solucione el inconveniente, realizar el pago nuevamente por acreditación.
9. Una vez superado el tiempo establecido para la regeneración, no podrá bajo ningún concepto contra-asentarse una transacción que haya sido objeto de acreditación.
10. Luego de generado el archivo para el banco, se aplicarán las medidas de seguridad al medio (MD5) acordado con el banco.
11. Acreditación en cuenta sin archivo magnético (proceso manual del banco):
Excepcionalmente, es factible acreditar en cuenta por fuera del archivo magnético mediante el envío del formulario de libranza (en cuatro copias).
Para ello, deberán realizarse las operaciones hasta el punto 4 y en la transacción de Pago, deberá incorporar el Medio de Pago: 16 “Acreditación manual en cuenta. En este caso, se generará el archivo del sicopro, pero estará bloqueado para la generación del medio magnético.
Siendo esta una transacción excepcional, el sistema solicitará una confirmación adicional.
Con el formulario de Libranza impreso y firmado por las autoridades que tengan uso de la firma, se deberá concurrir a la ventanilla del banco, el cual devolverá las copias selladas.
PROCESO DEL SISTEMA: (para el administrador)
1. El sistema recuperará la información del pago (con medio de pago 15 y 16) y del sistema de Padrón de Proveedores, generando una tabla que entre otros datos incluirá los referidos a la cuenta de débito (cuenta bancaria del SAF que paga), cuenta de crédito (la del Proveedor), Nº de Orden de Pago, CUIT del proveedor, denominación, Nº de CBU e importe neto a acreditar. Cuando corresponda al código 16, este registro estará bloqueado para la generación del archivo magnético.
2. También existe una tabla donde está el plazo para la regeneración del archivo, que podrá ser modificada por el Administrador.
3. El administrador del Sicopro, deberá alimentar la información necesaria para el funcionamiento del sistema de acreditación:
– Vinculación entre la Jur y SA con el Código de Proveedor, para que el sistema de acreditación, con los datos del Usuario (Jur-SA), pueda obtener del sistema de Proveedores, datos del Cuit de el organismo pagador.
– Vinculación entre cuenta bancaria (Nº del banco) y la correspondiente cuenta contable. También se indica si esa cuenta corresponde a TGF y además se ingresa el Número de Empresa que va en el archivo de acreditación (ésta se compone de los dígitos anteriores a la barra).
4. Al usuario, debe habilitárselo para que pueda acceder a la Generación y regeneración del lote.
CAPITULO III
PROCEDIMIENTO PARA EL SAF DEL TESORO
11 Trámite de Trasferencias a Municipios y Comisiones de Fomento con retención de importes a favor de Terceros (ISSN, EPEN, UEFE, ect.) para su inclusión en Acreditación en Cuenta.
Cuando se registren Ordenes de Pago por transferencias a Municipios y Comisiones de Fomento en los que contemplen cesiones de los créditos a favor de otras instituciones, a efectos de posibilitar la acreditación en cuenta bancaria, deberá procederse del siguiente modo:
11.1 Por los importes netos a recibir por el Municipio, deberá generarse una Orden de pago a favor del Municipio.
11.2 Por los importes a retener y cedidos a favor de Terceros (ISSN, EPEN, UEFE), deberá generarse una Orden de Pago a favor del Municipio con indicación específica de la cesión aludida. (o sea habrá tantas ordenes de pago como entes cesionarios existan. En todas estas Ordenes de pago, deberá indicarse como Tipo y Número de Comprobante ficticio (en realidad no existe), un Tipo y Número único y preestablecido para estos casos.
– Tipo de Factura : 40 “Nº de Liquidación”
– Número de Factura: º 1º y 2º dígito: Un código para el ente cesionario.
3º y 4º dígito: mes de liquidación (en lo posible)
5º al 8º dígito: año de liquidación
Ejemplo: Si al ISSN le asignamos el código 01, y el mes que se liquida es noviembre del corriente, del tipo y número de factura será la siguiente:
Tipo de Factura: 40
Número: 01112005
11.3 Luego de finalizada la transacción anterior, deberá ingresarse al Subsistema de Embargos y Cesiones, y registrar la cesión del Crédito con los mismos números de factura incluidos en la Orden de Pago, de modo tal que cuando la Tesorería General genere el pago, únicamente cuando corresponda a un importe cedido, pueda cambiar el número de cuenta bancaria para la acreditación. (punto 6º del CAPITULO IX del presente manual)