DECRETO Nº 2444/1990
NEUQUÉN, 29DE JUNIO DE 1990
VISTO:
Que la Ley Nº 1732 ha creado, en el ámbito del Ministerio de Gobierno y Justicia, el Sistema Provincial de Archivos con el objeto de reunir, conservar, ordenar, describir, administrar y difundir el patrimonio de la Provincia y asegurar su accesibilidad para la acción administrativa, para la investigación científica y la información en general; y
CONSIDERANDO:
Que es indispensable arbitrar los medios para el cumplimiento de esa norma legal en los términos propuestos, y en forma tal que permita, en tiempo prudencial, la realización del o de los propósitos reseñados en la misma; técnica, científica y eficiente;
Por ello;
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DEL NEUQUÉN
DECRETA:
Artículo 1º: APRUÉBASE el Reglamento de la Ley Nº 1732 referido al Sistema Provincial de Archivos.-
Artículo 2º: Dicho Reglamento que obra adjunto, forma parte integrante del ANEXO I del presente Decreto.-
Artículo 3º: A partir de la fecha transfiéranse al Ministerio de Gobierno y Justicia, a los efectos de la Ley Nº 1732 y Reglamentación Aprobada, el Archivo Histórico Provincial dependiente del Ministerio de Educación y Cultura, y el Archivo General de la Provincia dependiente de la Secretaría General de la Provincia, denominándose a partir de este momento Archivo Intermedio.-
Artículo 4º: Bienes patrimoniales, personal, partidas presupuestarias y demás de las dependencias aludidas en el Artículo anterior, serán transferidas asimismo en su totalidad al Ministerio de Gobierno y Justicia.-
Artículo 5º: El presente Decreto será refrendado por los señores Ministros de Gobierno y Justicia y de Educación y Cultura.-
Artículo 6º: Comuníquese, publíquese, dese al Boletín Oficial y archívese.-
Fdo) SALVATORI
FORNI
FERNANDEZ
REGLAMENTACIÓN DEL SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS
LEY Nº 1732
Artículo 1º: Hasta tanto el Sistema cuente con espacio físico y personal suficiente, los Archivos dependientes del Poder Ejecutivo y Organismos autárquicos, permanecerán en los locales donde actualmente se encuentran y funcionarán con personal de los organismos que los generan.-
Artículo 2º: De acuerdo con el Sistema Provincial de Archivos, existe al respecto de los mismos una doble dependencia: 1) Técnica en los términos de la Ley Nº 1732; 2) Administrativa que corresponde a la autoridad de la dependencia del origen.
El Actual Archivo General de la Provincia, con el título de Archivo Intermedio y el Archivo Histórico pasan a depender técnica y administrativamente del Archivo General de la Provincia de la Ley Nº 1732.-
Artículo 3º: A los efectos de la incorporación al Sistema por adhesión o convenio, dispuesta por el Artículo 2º inciso b), los poderes y organismos que se enumeran deberán recibir la pertinente propuesta de adhesión o convenio en el término máximo de trescientos sesenta (360) días a contar del momento de la puesta en marcha del Sistema.-
Artículo 4º: De las funciones asignadas al Director del Sistema, se cumplirán por vía de resoluciones del mismo, las siguientes:
- Planificar, dirigir, organizar y controlar las actividades archivísticas de la Provincia.
- Dictar normas para racionalizar, unificar y agilizar los sistemas de conservación, procesamiento y recuperación de la información en los Archivos Públicos Provinciales.
- Asesorar sobra la aplicación de equipos, instalaciones y materiales relacionados con la conservación, procesamiento y recuperación de la información.
- Asesorar en la racionalización, estandarización y control de las formas impresas utilizadas en la Administración Pública Provincial.
- Dictar disposiciones sobre la evaluación de la documentación correspondiente a archivarla, fundada en estudios exhaustivos y que establezcan:
- Plazos de retención del material en cada uno de los niveles de archivos.
- Listas de eliminación y tablas.
- Inspeccionar los Archivos Públicos Provinciales.
- Coadyuvar al buen funcionamiento y conservación del acervo documental de la Provincia.
- Organizar cursos y fomentar estudios y publicaciones sobre temas archivísticos.
- Solicitar a las instituciones privadas y a particulares no integrados al Sistema Provincial, información detallada acerca de la documentación de valor histórico que conserven en su poder, a fin de determinar el interés público que tales documentos puedan revestir.
- Promover el otorgamiento de becas de perfeccionamiento en el país o en el extranjero para el personal destinado a tareas archivísticas o archivológicas.-
Artículo 5º: Con respecto a aceptar herencias, legados, donaciones y depósitos de documentos en los términos del Artículo 7º inciso h), y en cuanto a celebrar convenios de cooperación técnica del inciso k) del mismo Artículo, con los antecedentes del caso se formará el respectivo expediente y se elaborará un proyecto de Decreto, requiriéndose opinión al Consejo de Archivos y Dictamen del Asesor General del Gobierno. Con respecto a los depósitos, además se procederá a consignar los mismos en un registro especial.-
Artículo 6º: La Dirección del Sistema Provincial de Archivos organizará un fichero informativo general de los documentos públicos en su poder y de los que se incorporen por adhesión o convenio, clasificados por materia, en orden cronológico si fuera posible y donde conste Archivo, Sección, División y Subdivisión en que se encuentran. Además año, número de documento o expediente que lo forma.-
Artículo 7º: Los documentos se archivarán en legajos manuales que permitan fácilmente su consulta, y los mismos deberán ir foliados y rubricados a los efectos de advertir sustracciones.
Artículo 8º: Queda absolutamente prohibida la extracción de cualquier documento depositado en los Archivos del Sistema debiendo responder personalmente el Archivero de toda infracción.
Si por razones judiciales o muy especiales se requiera algún documento perteneciente a alguno de los Archivos del Sistema, la autorización sólo podrá provenir del Director del Sistema, previo fotocopiado del documento debidamente autenticado en los términos Artículo 979 – inciso 2º del Código Civil, que quedará en su reemplazo.
La autorización conforme el Artículo 7º incisos 11 y 36) será temporaria, y se fijará plazos de devolución, no superior a quince (15) días, previa recepción del documento por el responsable.-
Artículo 9º: El Poder Ejecutivo, estará representado en el Consejo de Archivo, por el funcionario que a tal efecto designe el Ministerio de Gobierno y Justicia, que lo presidirá, un funcionario del Ministerio de Educación y Cultura, y un funcionario de la Secretaría General de la Gobernación.-
Artículo 10º: El Consejo dictará en un plazo que no excederá los 180 días desde su primer sesión, el reglamento de funcionamiento, el cual deberá ajustarse a los términos de la Ley Nº 1732 y la Ley Nº 1284.-
Artículo 11º: La “Calificación” del material a que se refiere el Artículo 18º de la Ley es sólo en su fase primaria sujeta a ratificación o rectificación posterior por el órgano competente según resulta de una investigación técnica en regla.-
Artículo 12º: A los fines del inciso c) del Artículo 19º se organizará una Oficina de Publicaciones, dependiente de la Dirección del Archivo Histórico.-
Artículo 13º: A los efectos del inciso g) del Artículo 17º y del inciso f) del Artículo 19º de la Ley, el Archivo General de la Provincia organizará una oficina conjunta de restauración y encuadernación, con personal técnico-profesional o al menos idóneos para la realización de esas tareas.-
Artículo 14º: El acervo documental del Archivo General de la Provincia estará integrado por el patrimonio documental producido por el Poder Ejecutivo, Legislativo y Judicial, y de las Municipalidades en su caso, y por toda otra documentación de orden privado incorporado al mismo.-
Artículo 15º: La Archivalía conservada en los Archivos Sectoriales se efectivizará por los procedimientos técnicos-científicos y administrativos que establezca el sistema.-
Artículo 16º: Para la accesibilidad a los Archivos estatales para efectuar investigaciones o tareas de estudios en los mismos, es indispensable una petición mediante formulario impreso que firmará la persona interesada o autorizada.-
Artículo 17º: La investigación no podrá exceder del plazo otorgado por el Director del Archivo General. Si fuera necesario una prórroga el investigador deberá solicitarle mediante procedimiento establecido en el Artículo 16º. Si la investigación se suspendiera por más de quince (15) días deberá requerirse una nueva autorización en los términos del Artículo 16º.-
Artículo 18º: Los documentos que se soliciten para estudio o investigación deberán ser devueltos al terminar la hora de oficina.-
Artículo 19º: La Sala de Investigación estará habilitada durante las horas de trabajo administrativo, siempre que exigencias del servicio no se opongan.-
Artículo 20º: No se admitirá ningún procedimiento ni químico ni de otra naturaleza para aclarar los caracteres borrados o desvanecidos del documento, ni hacer marcas o señales en el mismo. Tampoco se podrán tomar copias calcadas o fotográficas sin un permiso especial.-
Artículo 21º: El empleado encargado de la Sala de Investigación deberá previamente entregar los documentos que le fueran solicitados, tomar nota de su número y estado y no los recibirá como devueltos si éstos hubieran sido alterados. Debiendo dar cuenta de inmediato a la Superioridad de cualquier circunstancia dolosa o culposa, en presencia del interesado, siendo de su absoluta responsabilidad una omisión a este respecto.-
Artículo 22º: Las peticiones de investigación o estudio deben hacerse en formularios que provea el Archivo.-
Artículo 23º: Ante una violación de esta reglamentación, el Director del Archivo ante el informe del o de los responsables podrá invalidad la petición, sin perjuicio de tomar las medidas judiciales o administrativas del caso.-
Artículo 24º: Los investigadores podrán utilizar en la Sala de Investigación sin cargo alguno, los libros de las Bibliotecas del Archivo General.-
Artículo 25º: No podrá el investigador alejarse de la Sala de Investigación sin conocimiento y anuencia del Empleado Encargado de su vigilancia.-
Artículo 26º: No se podrá ingresar a la Sala de Investigación con bolsos, portafolios, bolsas de papel, etc.-
Artículo 27º: Las notas que tome el Investigador serán en papel destinado al efecto, que pondrá a disposición el Encargado de la Sala.-
Artículo 28º: Sin perjuicio de las responsabilidades legales que pudieran corresponder por los daños causados, el deterioro de documentos, manuscritos o impresos, libros, mapas, planos u objeto cualquiera que integre el patrimonio del área implicará la obligación de su reposición, siempre que fuera posible.-
Artículo 29º: La declaración de “Archivo Histórico” con referencia a un archivo particular que contuviera documentos significativos para la Historia de la Provincia no involucrará su transferencia al Archivo General de la Provincia, pudiendo acordarse entre éste y el propietario del archivo particular el procedimiento de conservación o, en su caso, la compra o expropiación.-
El poseedor de un archivo particular podrá solicitar asesoramiento para su organización o la incorporación técnica al Sistema.-
Artículo 30º: Las micro reproducciones que se realicen en los términos de la Ley deberán certificarse en los términos del Artículo 979 del Código Civil inciso 2).-
Artículo 31º: Sólo el Director del Archivo General podrá autorizar la micro reproducción con fines de sustitución en los casos de documentos de conservación temporaria, y falta de espacio, así cuando se trate de documentos que obren sus originales en archivos privados y otras situaciones que autorice la Ley.-
Artículo 32º: Ningún organismo del Poder Ejecutivo Provincial llevará a cabo tareas de micro reproducción de documentos en los términos sin cumplir en un todo con lo dispuesto en el Artículo 42º de la Ley Nº 1732.-
Artículo 33º: La consulta a la Dirección del Sistema es expediente indispensable previo a todo trámite de traslado de su actual asentamiento de algún archivo público provincial o de los archivos que están controlados por el mismo.-
Artículo 34º: Corresponde a la Dirección del Archivo General de la Provincia, por vía de Resolución y previa conformidad del Consejo de Archivo, reglamentar todos los aspectos no considerados en este Reglamento General. Especialmente los reglamentos de: Biblioteca y Conservación de documentos y encuadernación, y todo aquello que requiere específicamente un conocimiento técnico.-
Artículo 35º: El Primer Consejo de Archivos se designará a los ciento ochenta (180) días del presente Decreto.-
Artículo 36º: Toda cuestión que pueda plantearse sobre la aplicación de ésta reglamentación, será resuelta por Decreto del Poder Ejecutivo.-
Artículo 37º: La Delegada Organizadora del Sistema Provincial de Archivos (Decreto Nº 0983/89), tendrá un plazo de trescientos sesenta (360) días para poner el Sistema en funcionamiento y abierto al servicio de la comunidad. Durante su gestión se desempeñará como Director del Archivo General de la Provincia.-
Artículo 38º: Hasta tanto se contemple el Sistema Provincial de Archivos en la Ley de presupuesto, en materia personal y de gastos se utilizarán fondos de Rentas Generales y provenientes del Ministerio de Gobierno y Justicia.-