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DECRETO Nº 1670 – 2018
NEUQUEN, 04 DE OCTUBRE DE 2018
VISTO:
El Expediente N° 7010-001355/17 del registro de la Mesa de Entradas y Salidas de la ex Secretaría de Gestión Pública dependiente del ex Ministerio de Gobierno y Justicia, la Ley Provincial 3002 sancionada por la Honorable Legislatura de la Provincia del Neuquén, Ley Provincial 2819 de Desburocratización, Ley Orgánica de Ministerios de la Provincia del Neuquén 3102, los Decretos Nº 2040/17 y Nº 2042/17, los Acuerdos Marco y Específico suscriptos entre el Ministerio de Modernización de la Nación y la Provincia del Neuquén, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la aprobación de la Ley Provincial 3002 se autorizó la utilización de expedientes digitales, documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, archivos electrónicos y digitales, en los procesos y procedimientos administrativos que se tramitan ante los poderes de la Provincia del Neuquén;
Que dicha Ley establece que la Autoridad de Aplicación e interpretación será designada por cada Poder del Estado Provincial y la misma debe reglamentar y propiciar las normas complementarias y/o aclaratorias que sean necesarias;
Que la sanción de la citada Ley, viene a complementar el concepto del Plan Maestro de Gobierno Electrónico el cual constituye el marco referencial que se desarrolla a los efectos de mejorar la calidad de las relaciones entre el Gobierno y la Sociedad;
Que la implementación de expedientes digitales se encuentra estrechamente ligado al uso de la firma digital, cuyel cual fue aprobado mediante Ley Provincial 2578 que adhirió a la Ley Nacional 25.506 de firma digital, la cual es utilizada en diversos Organismos de los tres Poderes del Estado Provincial, siendo Autoridad de Registro del Poder Ejecutivo Provincial la ex Secretaría de Gestión Pública, actual Secretaría de Modernización de la Gestión Pública;
Que en aplicación de esta normativa, el Estado Provincial se encuentra ante la necesidad de garantizar la transparencia y celeridad de todos los actos de Gobierno, donde se incorpora un sistema informático que permite una transformación sustancial en las tareas administrativas habituales de los distintos Organismos, brindando un servicio más eficiente a los ciudadanos, todo ello en consonancia con el rumbo fijado por la Ley Provincial 2819 de desburocratización, la cual garantiza el derecho de todo ciudadano a ser atendido de manera ágil, rápida y eficiente;
Que dentro de las disposiciones de la Ley 3002 se prevé, además, la incorporación de la notificación por medios digitales, con el objeto de otorgarle pleno valor jurídico en los procedimientos y trámites administrativos llevados a cabo en el área del Poder Ejecutivo Provincial, facilitando con ello las tareas de la Administración Pública Provincial;
Que para el logro de los objetivos mencionados es necesaria la instrumentación e implementación de expedientes digitales y documentos electrónicos, respondiendo así a las necesidades y requerimientos en materia de registro, gestión, información, control y estadísticas con el fin de agilizar, automatizar y dar transparencia a todos los procesos;
Que lo antes expuesto requiere necesariamente del apoyo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos y organizaciones, simplificando los procesos de soporte institucional y facilitar la creación de canales que permitan aumentar la transparencia y la participación ciudadana;
Que para ello, es menester poner de manifiesto que el expediente digital persigue como objetivo fundamental optimizar la información, logrando que la documentación obrante en el mismo sea alcanzada por vía informática, a los fines de lograr celeridad, simplificar y economizar trámites, evitando la duplicidad de recaudos exigidos en otras instancias, construyendo así una herramienta esencial para la descentralización administrativa permitiendo el uso a todos los Poderes del Estado, desarrollando un sistema informático moderno y eficaz que incorpora las tecnologías de la información y la comunicación;
Que en consecuencia, el uso de expediente digital es un proceso necesario para lograr definitivamente reducir o eliminar la utilización del soporte papel en cualquier gestión ante la Administración Pública Provincial, reduciendo costos en tiempos y dinero;
Que debe tenerse en cuenta que el uso de la tecnología no puede transformar por sí misma el gobierno, pero el gobierno no puede ser transformado sin la ayuda de la tecnología. De esta manera, la gestión documental electrónica que se viene a implementar, resulta una condición necesaria, aunque no suficiente para establecer un cambio de raíz en la Administración Pública Provincial;
Que para reemplazar el expediente en papel por el expediente digital, se requiere de sistemas informáticos de gestión documental que contengan y administren las condiciones para generar y almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendo funciones tales como control, generación, comunicación, firma individual y firma conjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas por contenido, niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otras funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la documentación oficial, como así también las medidas de seguridad y resguardo de los mismos;
Que la Provincia del Neuquén, a través de la ex Secretaría de Gestión Pública, ha implementado el referencial IRAM Nº 14 “Requisitos de Calidad de las Aplicaciones Informáticas – INTEGRABILIDAD” del Modelo de Integrabilidad de los Sistemas Informáticos, en el marco del Plan Maestro de Gobierno Electrónico, impulsando y promoviendo mejores prácticas en todo lo referente al intercambio de datos y la convivencia digital;
Que en consuecuencia, tales sistemas informáticos garantizan y aseguran que la documentación electrónica sea auténtica, confiable, íntegra y utilizable;
Que el Sector Público Provincial debe dotarse de una infraestructura tecnológica robusta, escalable, sustentable en el tiempo y eficiente, que tenga en miras aumentar la productividad, establecer una estrategia común de implementación de sistemas, contener la diversidad de tecnologías tanto de software como de hardware, proporcionar servicios avanzados de desarrollo y facilitar la implementación de dicho sistema;
Que a través de la Autoridad de Aplicación de cada poder del estado provincial, se deberán establecer recomendaciones y mejores prácticas para la convivencia, en la etapa de transición, de los expedientes físicos y digitales a efectos de proteger la información en ellos contenidos;
Que finalmente cabe destacar que la presente reglamentación ha sido consensuada dentro del ámbito de las Comunidades de Práctica del Modelo de Integrabilidad conformadas por actores de los distintos Poderes del Estado Provincial y Municipal;
Que a través de dichas Comunidades se facilita la comunicación y colaboración entre personas de los distintos organismos, se promueve la reflexión y el uso del conocimiento disponible en un tema determinado y produce el intercambio y transferencia de conocimientos de los agentes públicos que allí participan;
Que de lo expuesto surge la conveniencia y necesidad de Reglamentar la Ley 3002, a la vez que designar su Autoridad de Aplicación;
Que mediante Ley Orgánica de Ministerios de la Provincia del Neuquén 3102, se dispuso la modificación de la estructura ministerial, y por Decreto N° 2040/17, se modifica la mencionada Ley estableciendo la creación del Ministerio de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno;
Que por Decreto N° 2042/17 se designa a cargo del Ministerio de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno al Dr. Juan Pablo Prezzoli, a partir del día 22 de diciembre del 2017;
Que ha tomado debida intervención la Dirección de Legal y Técnica del Ministerio de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno;
Que de conformidad a lo establecido en el artículo 89º de la Ley de Procedimiento Administrativo, ha tomado la debida intervención la Asesoría General de Gobierno y la Fiscalía de Estado;
Que la presente reglamentación se dicta en virtud de lo establecido en el artículo 214, inciso 3° de la Constitución de la Provincia del Neuquén;
Que por lo expuesto corresponde la emisión de la presente norma;
Por ello;
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DEL NEUQUÉN
DECRETA:
Artículo 1º: APRUÉBASE la Reglamentación de la Ley Provincial 3002 en el ámbito del Poder Ejecutivo Provincial, conforme lo dispuesto en los ANEXOS I y II que forman parte integrante del presente Decreto.
Artículo 2º: DESÍGNASE como Autoridad de Aplicación de la Ley Provinical 3002, al Ministerio de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno o el órgano que en su futuro lo reemplace, quien a través de la Secretaría de Modernización de la Gestión Pública o el órgano que en su futuro la reemplace, ejecutará las atribuciones instauradas por la misma, en coordinación con los demás órganos de la administración pública provincial y conforme lo dispone el marco normativo vigente.
Artículo 3º: ESTABLÉZCASE el plazo máximo de un (1) año contados a partir de la firma del presente Decreto para que la totalidad de los organismos pertenecientes al Poder Ejecutivo Provincial, implementen de manera gradual y en la medida de sus posibilidades la utilización de Expediente Digital conforme lo establece el artículo 1° de la Ley Provincial 3002, facultando a la Autoridad de Aplicación a prorrogarlo por un plazo máximo de un (1) año.
Artículo 4°: La Autoridad de Aplicación solicitará, de manera fundada a través del correspondiente informe que justifique la necesidad, al Ministerio de Economía e Infraestructura o el órgano que en su futuro lo reemplace, quien otorgará en la medida de las posibilidades presupuestarias, las previsiones necesarias y suficientes que demande la implementación y sustentabilidad de la Ley Provincial 3002 en el ámbito del Poder Ejecutivo Provincial.
Artículo 5°: NOTIFÍCASE por la Autoridad de Aplicación a las áreas correspondientes dependientes de los Ministerios, Secretarías y demás Organismos del Poder Ejecutivo Provincial, al Poder Legislativo y Judicial de la Provincia del Neuquén, la emisión de la presente norma.
Artículo 6°: El presente Decreto será refrendado en acuerdo general de Ministros.
Artículo 7°: Comuníquese, publíquese, dese intervención al Boletín Oficial y archívese.
REGLAMENTACIÓN:
Artículo 1 º: Autorizase la utilización de expedientes digitales, documentos electrónicos, firmas electrónicas, firmas digitales, archivos electrónicos y digitales, en los procesos y procedimientos administrativos que se tramitan ante los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, de la Provincia del Neuquén.
Reglamentación:
Artículo 1°: Sin reglamentar.
Artículo 2º: La autoridad de aplicación e interpretación de la presente Ley es designada por cada Poder del Estado provincial.
Reglamentación:
Artículo 2°: La Autoridad de Aplicación designada en el ámbito del Poder Ejecutivo Provincial tendrá las siguientes atribuciones, las que son de carácter enunciativo:
a).- Emitir todas las normas complementarias y/o aclaratorias que sean necesarias para la mejor implementación del Sistema de Expediente Digital en el ámbito del Poder Ejecutivo Provincial, en tanto no se opongan al presente Decreto ni a la Ley Provincial 3002.
b).- Interactuar con las Autoridades de Aplicación designadas en el ámbito de los otros poderes del estado provincial a fin de fomentar la creación de espacios de colaboración con el objeto de coordinar los procedimientos para la correcta implementación de la Ley Provincial 3002.-
c).- Celebrar acuerdos y convenios de cooperación con órganos y organismos Públicos Nacionales, Provinciales, Muncicipales y Comisiones de Fomento, como también con aquellos órganos y organismos extrapoder de raigambre Constitucional, para la mejor implementación y posterior aplicación del sistema de Expediente Digital.
d).- Establecer junto a las otras Autoridades de Aplicación designadas en el ámbito de los otros poderes del estado provincial, recomendaciones y mejores prácticas para la convivencia, en la etapa de transición de los expedientes físicos y digitales a efectos de proteger la información en ellos contenida.
e).- Auditar dentro de la administración pública provincial, la implementación y aplicación del sistema de expediente digital.
f).- Garantizar que todo cambio tecnológico adoptado que tienda a optimizar, adecuar o ampliar el uso de expediente digital sea compatible con la Ley Provincial 3002 sus normas modificatorias y reglamentarias y normas nacionales e internacionales en base a las necesidades de la Administración Pública Provincial.
Para las atribuciones correspondientres a los Incisos a) y c), la Secretaría de Modernización de la Gestión Pública o el órgano que en su futuro loreemplace, debera dar previa intervencion al Ministerio de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno o el órgano que en su futuro lo reemplace.
Artículo 3º: Incorpórase la notificación por medios digitales, dentro del sistema de notificaciones en los procesos, procedimientos y trámites administrativos referidos en el artículo 1º de la presente Ley.
Su contenido debe ajustarse a lo establecido para las notificaciones por cédula, en la Ley 1284, de Procedimiento Administrativo.La notificación se tendrá por cumplida el día que la comunicación ingrese al sistema de notificaciones que se disponga a esos fines.
Reglamentación:
Artículo 3º: Entiéndase que la notificación por medio digital se considera perfeccionada cuando esté disponible en la cuenta de destino.
A fin de establecer el comienzo del cómputo de los plazos de la notificación, la fecha y hora serán establecidos por los servicios de TimeStamp oficiales.
Artículo 4º: A los efectos establecidos en el artículo precedente, quienes intervengan en los procesos, procedimientos y trámites administrativos referidos en el artículo 1º de la presente Ley, deben constituir un domicilio electrónico, o denunciar el que tuvieran si este ya hubiera sido constituido, ante el organismo administrativo que habilite la reglamentación.
Aceptado el presente medio de notificación, no puede impugnarse posteriormente.
Los funcionarios deben constituir un domicilio electrónico a través de una solicitud presentada ante la Autoridad de Aplicación.
Reglamentación:
Artículo 4º: En su primera intervención en el expediente, la parte interesada deberá denunciar su cuenta de correo electrónico (casilla de email), la que surtirá los efectos de domicilio electrónico.
Su constitución e implementación se efectuará conforme a las formas, requisitos y condiciones que establezca la Autoridad de Aplicación.
Artículo 5º: No podrá invocarse la falta de previsión expresa de las herramientas previstas en esta Ley, para invalidar los actos realizados mediante su utilización.
Reglamentación:
Artículo 5°: Sin reglamentar.
Artículo 6º: La Autoridad de Aplicación de cada Poder del Estado provincial debe reglamentar la presente Ley y propiciar las normas complementarias y/o aclaratorias que resulten necesarias, en un plazo de ciento veinte (120) días corridos a partir de su promulgación.
Reglamentación:
Artículo 6°: Sin reglamentar.
Artículo 7º: La Autoridad de Aplicación de cada Poder debe coordinar un cronograma para la reglamentación del expediente digital y establecer las recomendaciones y mejores prácticas para la convivencia de los expedientes físicos y mixtos durante la etapa de transición.
Reglamentación:
Artículo 7°: Para la convivencia de los expedientes durante la etapa de transición, entre el soporte papel y digital, se aplicarán las reglas de validación del soporte o medio que recibe el documento. Por ello se establece que:
1. De PAPEL a DIGITAL: El agente responsable de la actuación deberá digitalizar, verificar y firmar digitalmente dicho documento para que el mismo tenga validez.
2. De DIGITAL a PAPEL: El agente responsable deberá corroborar la validez de la fima del documento digital, luego lo imprime y da fe de haber validado el original con su firma holográfica en cada una de las hojas impresas.
En casos de procesos de digitalización masiva la implementacion de las etapas de escaneo, verificación y firmado, podrá hacerse según las diferentes normas de certificación de calidad como el Referencial N° 14 IRAM e ISO 9000 vigentes.
Artículo 8º: Modifícase el artículo 53 de la Ley 1284, el que queda redactado de la siguiente manera:
“Artículo 53 Forma. Notificación. Los actos administrativos deben ser notificados al
interesado. La publicación no suple la falta de notificación.
Las notificaciones se pueden efectuar, indistintamente, por alguno de los siguientes medios:
a) Acceso al expediente.
b) Préstamo del expediente.
c) Recepción de copias.
d) Presentación del interesa
e) Cédula.
f) Telegrama colacionado, copiado o certificado, con aviso de entrega o carta document
g) Edictos.
h) Medios digitales.
Es admisible la notificación verbal sólo cuando el acto válidamente no esté documentado por escrito. Si la voluntad administrativa se exterioriza por señales o signos, su conocimiento o percepción importa notificación”.
Reglamentación:
Artículo 8°: Sin reglamentar.
Artículo 9º: Comuníquese al Poder Ejecutivo.
Reglamentación:
Artículo 9°: Sin reglamentar.
GLOSARIO:
A los fines de la aplicación de la Ley 3002, de esta Reglamentación los términos que a continuación se enumeran, tendrán el siguiente significado:
a. Actuación digital: Tarea o acto realizado por los agentes responsables en el desarrollo de un trámite en soporte digita
b. Agente responsable: Persona que interviene en las distintas instancias de una gestión dentro de un proceso administrativo determinado.
Archivo: conjunto de datos almacenados en un soporte con su correspondiente identificación o clasificación.
d. Certificado Digital: Son aquellos que implementa la Autoridad de Aplicación de competencia nacional a través de las autoridades certificantes que ellas designen y sus correspondientes autoridades de registro, para que los suscriptores utilicen firma digital y firma electrónica en el ámbito de aplicación.
e. Digital/Electrónico: estos adjetivos seran considerados como sinónimos salvo en el caso de la firma (Electrónica o Digital).
Documento: conjunto de información estructurada legible por una persona que conforma una prueba o testimonio material de un hecho o acto.
g. Domicilio Electrónico: Se entenderá por domicilio electrónico al sitio informático personalizado registrado por y para los agentes y funcionarios que representan la autoridad administrativa y por los interesados que intervengan en los procesos, procedimientos y trámites administrativos, en el cumplimiento de sus obligaciones y para la recepción de comunicaciones de cualquier naturaleza.
h. Expediente: Un expediente es un contenedor que reúne en forma completa y cronológica la suma de todos aquellos documentos generados en las actuaciones requeridas para cumplimentar una gestión solicitada por una persona humana, jurídica o por la misma administración, garantizando la integridad, autenticidad, confiabilidad, inalterabilidad y oportunidad de la información, así como su acceso, consulta y conservació Comprende un contenido, un contexto y una estructura suficiente para constituir una prueba o una evidencia de esa actividad.
i. Expediente Digital: cuando los documentos del expediente son digitales.
j. Expediente Físico:cuando los documentos del expediente son soportados en papel.
k. Expediente Mixto: Es aquel conformado con documentos en soporte papel y documentos digitales.
l. Firma Digital: Según lo dispuesto en el artículo 2°de la Ley Nacional 25506.
m. Firma Electrónica:Según lo dispuesto en el Artículo 5º de la Ley Nacional 25506.
n. Foliatura Digital: Es el procedimiento matemático que garantiza la secuencia cronológica inalterable del expediente digital.(Referencial IRAM nro 14)
o. Identidad Digital: Mecanismo digital que permite identificar unívocamente a una persona humana o jurídi
p. Metadatos: Es toda aquella información descriptiva sobre el contexto, calidad, condición o características de un recurso, dato u objeto que tiene la finalidad de facilitar su recuperación, autentificación, evaluación, preservación.
q. Notificación por medio digital: Se entiende por notificación por medio digital al almacenamiento de un archivo electrónico enviado al domicilio electrónico asignado previamente al agente, funcionario o el que fuera enunciado por el interesa
r. Requisitos digitales: Requisitos exigidos en el cumplimiento de un expediente que se realizan mediante los mecanismos de fuente auténtica de Integrabilidad de las aplicaciones,sin intervención de las personas. (Referencial IRAM nro14. Ley 2819).
s. Suscriptor o Titular de certificado digital: Pueden ser de dos tipos:
1. Las personas humanas que desempeñen funciones en entes públicos estatales.
2. Las personas humanas que realicen trámites con el Estado, cuando se requiera en carácter personal o en representación de una persona jurídica.
t. Tercero Usuario: Según Decreto del Poder Ejecutivo Provincial (PEN) N° 2628/2002, se trata de la persona humana o jurídica que recibe un documento firmado digitalmente y que genera una consulta para verificar la validez del certificado digital correspondiente.
u. Timestamp: Es una marca temporal, conocida también como registro de tiempo o sello de tiempo, es una secuencia de caracteres que denotan la hora y fecha (o alguna de ellas) en las que ocurrió un determinado evento. En los sistemas de expediente digital, la marca temporal puede hacer referencia a la hora y fecha de creación, acceso o modificación de un archivo o documento determinado. La autoridad de sellado de tiempo actúa como tercera parte de confianza testificando la existencia de dichos datos electrónicos en una fecha y hora concretos.