CIRCULAR Nº 5/15
NEUQUÉN, 04 DIC 2015
A.I Señor/a
Director/a de Administración
Su Despacho
Me dirijo a usted a efectos de adjuntarle a la presente Instrucción Contable Nº 17 – Valores Emitidos y No Cobrados Devoluciones Reclamables – su registro contable.
Ante cualquier duda o inconveniente en la interpretación de la presente, comunicarse con el teléfono 4495383/4495394 (Dirección General de Control y Administración Contable y Dirección General de Auditoria y Rendiciones – Contaduría General)
Atentamente
INSTRUCCIÓN CONTABLE Nº 17
VALORES EMITIDOS Y NO COBRADOS – DEVOLUCIONES RECLAMABLES – SU REGISTRO CONTABLE
- La presente instrucción tiene como objeto establecer procedimientos contables en relación a los fondos existentes en las cuentas corrientes bancarias administradas por los S.A.F. de la Administración Central, en virtud de lo establecido por el Artículo 29º y 62º de la Ley 2141 y su reglamentación, correspondientes a valores emitidos y no presentados al cobro y Devoluciones Reclamables, que hayan superado el plazo de 365 días desde su emisión a la fecha de cierre de ejercicio o cambio de autoridades.Se prevén dos procedimientos administrativos y contables:
1)Fondos administrados en virtud de anticipos otorgados por la Tesorería General de la Provincia.
2)Fondos administrados para programas depositados directamente por el Organismo Financiador en cuentas bancarias de los Servicios Administrativo Financieros y Fondos administrados en cuentas bancarias de los Servicios Administrativo Financieros en virtud de una afectación dispuesta por una ley provincial.
1)Fondos administrados en virtud de anticipos otorgados por la Tesorería General de la Provincia.
Tramites a realizar por el Servicio Administrativo Financiero.
A la fecha de cierre y/o cambio de autoridades.
El servicio administrativo financiero remitirá los fondos correspondientes a valores emitidos y no presentados al cobro y/o Devoluciones Reclamables, que hayan superado el plazo de 365 días desde su emisión a la fecha de cierre de ejercicio o cambio de autoridades, a la Tesorería General de la Provincia, mediante la emisión de un cheque y/o transferencia de fondos.
Mediante nota se informará a la Tesorería General de la Provincia todos los antecedentes que permitan individualizar los valores emitidos involucrados a los fines de su registro en las cuentas de pasivo correspondientes.
Registro Contable
Servicio Administrativo Financiero
La emisión de los cheques y/o transferencias indicadas precedentemente se registraran mediante un movimiento de fondos, indicando el tipo de medio de pago y número. En este caso, el código de proveedor a utilizar corresponde al de la Tesorería Gral. de la Provincia, según el siguiente detalle:
Movimiento de Fondos (IF)
Debito AC 431/432/433/435 SA Subcta. 0000 (Rubro 430 Pagos)
Crédito AC 431/432/433/435 SA Subcta. 0000 (Rubro 430 Pagos)
Tesorería General de la Provincia:
Por los fondos recibidos realiza la siguiente transacción:
Movimiento de Fondos (IF)
Debito AC 112 AC 01 0000 (Fondos de Terceros)
Crédito AC 491 AC 01 Año (Ingresos a determinar)
Envía información a la Contaduría General de la Provincia para el siguiente registro contable:
Contaduría General de la Provincia:
Movimiento de Fondos (IF)
Debito AC 491 AC 01 Año (Ingresos a determinar)
Crédito AC 281 SA 02/04 0000 (Rubro Otras Deudas Corrientes)
A la fecha en que se presente el acreedor y/o beneficiario de los fondos.
Cuando el acreedor y/o beneficiario de los fondos se presente a la tesorería del Servicio Administrativo Financiero para el cobro, el titular del Servicio Administrativo Financiero solicitará la remisión de los mismos, mediante la modalidad de Cargo Especifico a la Contaduría General de la Provincia, previa emisión de una orden de pago, indicando todos los antecedentes que permitan individualizar los fondos que se encuentran depositados en la Tesorería General de la Provincia.
Registro Contable
Servicio Administrativo Financiero
Libramiento (Li):
Debito AC 281 SA 02/04 0000 (Rubro Otras Deudas Corrientes)
Crédito AC 421 SA 00 Año (Libramientos)
Pago (PA):
Debito AC 421 SA 00 Año (Libramientos)
Crédito AC 431/432/433/435 SA Subcta. 0000 (Rubro 430 Pagos)
2) Fondos administrados para programas depositados directamente por el Organismo Financiador en cuentas bancarias de los Servicios Administrativo Financieros y Fondos administrados en cuentas bancarias de los Servicios Administrativo Financieros en virtud de una afectación dispuesta por una ley provincial.
Tramites a realizar por el Servicio Administrativo Financiero.
Solicitará por Nota a la Contaduría General de la Provincia el alta en el Plan de Cuentas Contable, de una cuenta del Pasivo que refleje los montos que se adeuden por cada concepto y cuenta bancaria involucrada.
AC 285 SA 02 0000 Devoluciones Reclamables
AC 285 SA 04 0000 Valores Emitidos y No Cobrados
Registro contable
A la fecha de cierre y/o cambio de autoridades.
Al cierre del ejercicio financiero o cambio de autoridades, el Servicio Administrativo Financiero deberá identificar los cheques emitidos y no cobrados de cada cuenta bancaria administrada, que cumplan con las condiciones establecidas.
Por cada cheque identificado en las situaciones indicadas realizará la siguiente registración, indicando como tipo de comprobante “01-Cheque”.
Movimiento de Fondos (IF)
Debito AC 434/438 SA Subcta. 0000 (Rubro 430 Pagos)
Crédito AC 285 SA 02/04 0000 (Rubro Otras Deudas Corrientes)
A la fecha en que se presente el acreedor y/o beneficiario de los fondos.
Cuando el acreedor y/o beneficiario de los fondos se presente a la tesorería del Servicio Administrativo Financiero para el cobro de los fondos involucrados, el Tesorero del Servicio Administrativo Financiero, previa autorización de su Titular, emitirá un nuevo cheque mediante la confección de una orden pago. Esta operación será registrada de la siguiente manera.
Libramiento (Li):
Debito AC 285 SA 02/04 0000 (Rubro Otras Deudas Corrientes)
Crédito AC 421 SA 00 Año (Libramientos)
Pago (PA):
Debito AC 421 SA 00 Año (Libramientos)
Crédito AC 434/438 SA Subcta. 0000 (Rubro 430 Pagos)
En virtud de que es altamente probable que las actuaciones que originaron la emisión de los cheques en cuestión se encuentran rendidas y archivadas, es recomendable que se genere un alcance del expediente principal a los fines de documentar el reemplazo del cheque emitido.