DISPOSCIÓN Nº 15/18.-
NEUQUEN, 27 ABR 2018
VISTO:
El Expediente Nº 8230-000126/18, mediante el , cual se propicia la incorporación solicitada mediante la Nota de fecha 01/03/2018; y
CONSIDERANDO:
Que por las Disposiciones Nº 40 41/2017 CG, se aprueba el Compendio Normativo de las Disposiciones de la Contaduría General de la Provincia;
Que de acuerdo a las atribuciones conferidas por el Artículo 79° inciso a), b) y d) de la Ley 2141 de Administración Financiera y Control, corresponde emitir la presente norma legal;
Por ello y en virtud de las atribuciones mencionadas anteriormente;
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
DISPONE:
Artículo 1 º)APRUÉBESE la modificación al Título I – Normas Generales de Control Interno, Capítulo VI – Procedimiento y Trámites de los SAF, Artículo 2º) Procedimiento de los Servicios Administrativo Financieros por cambios en las Leyes de Ministerios, el cual quedará redactado de acuerdo a lo indicado en el Anexo Único de la presente Disposición.
Artículo 2°)COMUNÍQUESE Y ARCHÍVESE
ANEXO ÚNICO
Procedimientos de los Servicio Administrativo Financiero por la creación y/o modificación del mismo por cambios en las Leyes de Ministerio o Decreto del Poder Ejecutivo
(Texto incorporado de Disposición Nº 15/15 cuyo contenido se sustituye en la siguiente norma)
Fuente y Motivación:
El Expediente Nº 8230-00126/18, mediante el cual se propicia la incorporación solicitada mediante la Nota de fecha 01/03/2018.
Es necesario establecer un marco de referencia en los cuales se detallen los criterios, procedimiento y trámites que se aplican para la creación y o modificación de un Servicio Administrativo Financiero.
Los criterios, procedimientos y trámites incorporados en este marco se encuentran dispersos en normas nacionales y provinciales, complementado por conceptos derivados del derecho societario y del derecho consuetudinario.
Asimismo, el desenlace de cada gestión implica un proceso de reorganización de los Servicios Administrativo Financieros reflejado a través de un acto administrativo entre la gestión que termina y la que inicia un nuevo periodo, ya sea porque se transforman, fusionan, escinden o disuelven.
La Contaduría General con las sanción del Tomo I, Cap. VI, Artículo 2º) Procedimientos de los Servicios Administrativo Financieros por cambios en las Leyes de Ministerio del Compendio Normativo, estableció procedimientos que permiten llevar a cabo tareas de manera ordenada, con el fin de obtener la continuidad de los procesos administrativos contables.
A fojas 1 del presente expediente, consta la nota de la Dirección General de Coordinación y Sistemas, que propicia la incorporación de otros aspectos a considerar en las tareas administrativas y contables que derivan de las acciones comentadas en los párrafos precedentes, razón por la cual resulta conveniente efectuar una modificación en el contenido del mencionado Artículo y proceder a su unificación.
Ha sido sometido a revisión por todas las áreas de esta Contaduría General a los efectos de incorporar o revisar los conceptos vertidos en el mismo.
De acuerdo a las atribuciones conferidas por el Artículo 79º inciso a), b) y d) de la ley 2141 de Administración Financiera y Control, corresponde emitir la presente norma legal estableciendo un único procedimiento administrativo de carácter y aplicación generalizado, para lograr la continuidad de la gestión gubernamental en el ejercicio de sus funciones.
Por todo lo expuesto se procede a su normatización conforme al siguiente Artículo:
Artículo 2º) APRUÉBENSE los procedimientos y trámites administrativos, que deberán observar los Servicios Administrativo Financieros que se crean o modifiquen por la transformación, fusión, escisión o disolución, por aplicación de las Leyes Orgánicas de Ministerio de la Provincia o Decretos del Poder Ejecutivo, que se sancionen para dar origen a las estructuras administrativas y establecer las competencias orgánico-funcionales, que se indican a continuación:
Creación de un SAF o Modificación del mismo
Introducción
Ante cambios introducidos en el gabinete provincial, ya sea por la sanción de una nueva Ley Orgánica de Ministerios o bien por un Decreto Provincial de reorganización, se deben adecuar las nuevas estructuras y documentar las mismas, para luego volcar estos datos en los sistemas informáticos Nacionales y Provinciales.
Estas modificaciones en las estructuras pueden derivar de diferentes procesos como “Fusión”, “Escisiòn” o la “Disoluciòn de Ministerios o SAF existentes al momento de su sanciòn. Describimos sintéticamente cada proceso:
- Fusión por integración o pura: Situación por la cual dos o más Ministerios se agrupan y en donde cada uno de ellos desaparece, surgiendo un nuevo Ministerio.
- Fusión por Absorción: Situación por la cual dos o más Ministerios se fusionan y en donde uno de ellos desaparece y otro subsiste conservando el nombre y su estructura administrativa.
- Escisión Pura: Situación por la cual un Ministerio se extingue y divide sus funciones en diferentes Ministerios o bien estas funciones son absorbidas por otros Ministerios.
- Escisión Parcial: Situación por la cual un Ministerio divide sus funciones en diferentes Ministerios o bien estas funciones son absorbidas por otros Ministerios, existiendo el ministerio original y conservando alguna de ellas.
- Disolución: situación por la cual desaparece uno o varios Ministerios o SAF y se extinguen las funciones prestadas por estos.
Determinados procedimientos administrativos contables que se generan por estas modificaciones se encuentran establecidas en el Compendio Normativo en el Título I, Cap. VI Procedimiento y tramites de los SAF, Artículo 2º) Procedimiento de los Servicios Administrativo Financieros por cambios en las Leyes de Ministerios.
Definidas las nuevas estructuras las mismas deberán ser informadas en los Organismos de Recaudación Nacional (AFIP) y Recaudación Provincial (DPR) por las personas que se encuentren designadas o ratificadas en las mencionadas estructuras. Esta situación dependerá de las circunstancias que susciten las modificaciones de estructuras, asimismo en última instancia el Ministro del área podrá realizar el trámite.
Si bien existen diferentes interpretaciones acerca de a quién debería ser asignado el CUIT, al Ministerio o al Servicio Administrativo Financiero (SAF) que lo integra, desde la Contaduría General se recomienda que los mismos se encuentren asignados a los diferentes SAF que pueden concurrir en un mismo Ministerio. En este sentido el artículo 9°) del Decreto 2758 Anexo I Reglamentario de la Ley 2141 de Administración Financiera y Control establece en su párrafo quinto: “Podrá organizarse mas de un Servicio Administrativo Financiero en una Jurisdicción o entidad, cuando las características orgánicas y funcionales lo requieran”.
Luego de realizar los procedimientos de alta en los Organismo Recaudadores Nacionales y Provinciales, se deberán realizar diferentes trámites administrativos internos para garantizar el correcto funcionamiento de los mismos, como la identificación en la Oficina de Proveedores, la administración de las cuentas bancarias en la Tesorería General de la Provincia y creación/vinculación de cuentas contables bancarias en el Dirección General de Administración Contable dependiente de esta Contaduría General.
Procedimiento para la instrumentación de un Servicio Administrativo Financiero
Inscripción en AFIP
La inscripción en AFIP comprende un proceso semipresencial, adicionalmente es necesario la instalación de determinados aplicativos proporcionados por el ente recaudador y la transferencia electrónica de datos mediante Internet. A estos efectos se describe el proceso:
PASO 1°: Completar e imprimir el Formulario 420J, o en el futuro el que lo reemplace, desde el Módulo de Inscripción de Personas Jurídicas dependiente del sistema S.I.Ap.
A estos efectos se deberá ingresar al sitio web de la AFIP (www.afip.gov.ar), en la sección Aplicativos (plataforma de descargas) y descargar dos aplicaciones e instalarlas en el orden que se establece, primero el Sistema integrado de Aplicaciones – S.I.Ap. luego el Módulo de Inscripción de Personas Jurídicas (M.I.P.J.)
Importante: El formulario debe estar firmado por la máxima autoridad administrativa, Ministro /Secretario, o Presidente en caso de una empresa del estado. Debe estar designado mediante la norma legal respectiva.
PASO 2°: Presentar vía web el formulario generado desde la secciòn “Presentaciòn de DDJJ y Pagos” de la página de AFIP ingresando con el CUIT de la máxima autoridad administrativa o presidente. Imprimir el acuse de recibo de la presentación realizada.
Importante: Si la máxima autoridad administrativa, Ministro /Secretario, o Presidente en caso de una empresa del estado no posee clave fiscal deberá gestionarla personalmente en la delegación de AFIP.
PASO 3°:Cuando el tramite es “aprobado” por AFIP – para esto debemos chequear diariamente en la web- se debe presentar personalmente en la sede de AFIP, en el lapso de 30 días hábiles, acompañado de la siguiente documentación:
- Impresión de la pantalla en la cual se aprueba el trámite Impresión del Formulario 420/J
- Impresión del acuse de recibo de la presentación del 420/J
- Fotocopia del Documento de identidad de la máxima autoridad administrativa o presidente que suscribe en el F420/J
- Copia de las normas legales que avalan la creación de la organización y su estructura Ley Orgánica de Ministerios – Decreto que aprueba la estructura de la organización Estatutos de corresponder y toda documentación de respaldo de la sociedad.
- Copia de la norma legal que avala el cargo de la máxima autoridad administrativa que conforma el formulario F420/J Decreto que avala a la máxima autoridad administrativa dentro de la organización Estatutos de corresponder y toda documentación de respaldo de la sociedad.
- Constancia de domicilio certificadas por escribano. En este caso el Escribano General de Gobierno podrá realizar las certificaciones correspondientes. Esta certificación también podrá ser realizada por un escribano independiente, pero en este caso el costo será asumido por el administrado. Resolución General AFIP N° 10.
Importante: En esta misma instancia solicitar la generación de la clave fiscal que administrará o gestionará la situación impositiva de esta organización, requerir el máximo nivel de autorización (Nivel3).
En esta instancia se otorgará la CUIT a la organización y la administración de la CLAVE FISCAL.
En el caso de que no se otorgue la CUIT en forma inmediata, utilizando la clave fiscal y por la opción “e-ventanilla” se podra visualizer la CUIT asignada a la organización.
PASO 4°: Otorgada la CUIT a la organización ingresar al módulo de “Administrador de Relaciones” con clave fiscal y representando a la organización deberá dar de alta la relación “Padrón único de contribuyentes”. Luego desde la opción recién generada “Padrón único de contribuyentes” deberá vincular los impuestos.
Los impuestos a vincular serán:
- Impuesto a las ganancias exento
- Impuesto al valor agregado exento para el caso de los organismos pertenecientes a la Administración Central
- Contribuciones patronales
Importante: No es necesario inscribirse en los diferentes regímenes de información y retención, los mismos se irán incorporando automáticamente con las retenciones realizadas e informadas mensualmente a la AFIP.
Modificaciones de denominación en AFIP
La modificación en AFIP de la denominación comprende un proceso similar al mencionado en la Inscripción, con la salvedad que la misma se instrumenta por el Formulario 460/J acompañando toda la documentación que se describe en el proceso de inscripción.
Importante: Esta opción se aplica cuando existe una reorganización del Poder Ejecutivo, nueva Ley de Ministerios o reorganización por Decreto, en este caso el SAF podrá realizar el cambio de denominación cuando se conserven las principales funciones asignadas a ese Ministerio por la nueva Ley Orgánica de Ministerios o Decreto Modificatorio.
Inscripción en la DPR Neuquén
Los organismos de la Administración Central se inscriben en la DPR y son designados como agentes de retención sobre los Ingresos Brutos. A los efectos de la inscripción el trámite se realiza en forma personal en las oficinas de la DPR.
PASO 1°: Completar e imprimir el Formulario CD01 desde el Sistema Integrado de Liquidación Tributaria (S.I.L.T. Web).
A estos efectos se deberá ingresar al sitio web de la DPR (www.dprneuquen.gov.ar), en la sección Ingresos Brutos y dentro de ella en “Aplicativos” y descargar el Sistema Integrado de Liquidación Tributaria (S.I.L.T. Web).
PASO 2°: Luego deberá presentarse personalmente en la sede de DPR, acompañado de la siguiente documentación:
- Formulario CD01 suscripto por la máxima autoridad administrativa, Ministro /Secretario, o Presidente en caso de una empresa del estado, con el trámite de “Inscripción”
- Archivo Txt del Formulario CD01 generado por el Sistema Integrado de Liquidación Tributaria (S.I.L.T. Web).
- Inscripción en AFIP-DGI (formulario 420/J).
- Copia de las normas legales que avalan la creación de la organización y el cargo de la máxima autoridad administrativa. Ley Orgánica de Ministerios – Decreto que aprueba la estructura de la organización – Decreto que nombra a la máxima autoridad administrativa dentro de la organización – Estatutos de corresponder y toda documentación de respaldo de la sociedad.
- Copia del DNI del responsable firmante (Máximo referente administrativo o Presidente).
Importante: Una vez realizado el trámite de inscripción dirigirse al departamento de “Agentes de Retención y Percepción” del 2do Piso y solicitar el alta del organismo como agente de retención en IB.
Luego la DPR emitirá una Resolución, que se publicará en el Boletín Oficial, en la cual asignará el número de agente de retención y la fecha en la cual entra en vigencia su obligación de efectuar retenciones.
Alta de las cuentas bancarias a la vista en el BPN S.A.
Para el alta de las cuentas bancarias necesarias para el funcionamiento de la organización deberá tenerse en cuenta el procedimiento establecido en el Compendio Normativo Título I, Cap. VI- Procedimiento y Trámites de los Servicios Administrativos Financieros, Artículo 1º) Instrucciones para la apertura y cierre de cuentas bancarias y Rúbrica de libros Banco.
Importante: a) Recordar que entre las cuentas corrientes más utilizadas o básicas por los Organismos de Administración Central encontramos, Art. 62º, Cargos Específicos, Transferencia Global de Fondos, Sueldos y Fondos especiales si son administrados por ellos
b) Si sobre alguna de estas cuentas corrientes se realizara acreditación automática a Proveedores y Contratistas (Decreto 367/04), se deberá solicitar a Tesorería General que emita una notificación al BPN en los términos de la Cláusula Segunda del convenio aprobado por Resolución 14/05 del Ministerio de Hacienda y Finanzas.
Alta en el Sistema de Administración Financiera – Otros Organismos y Organizaciones
A los efectos de crear el SAF dentro del S.A.Fi.Pro. y Si.Co.Pro. se debe realizar el procedimiento establecido en el Compendio Normativo, Título I, Cap. IV Proveedores, Artículo 1º) Normativa General, Anexo XII punto B) y Anexo XIV.
Importante: Si al momento de solicitar el alta del SAF no se informan las cuentas bancarias generadas en el BPN S.A., la Tesorería General no podrá ingresar los registros necesarios para luego transferir fondos al nuevo Servicio Administrativo Financiero.
Alta de las cuentas contables y relación de las cuentas bancarias. Libros Bancos
Dadas de alta las cuentas bancarias – en el BPN S.A. u otros bancos autorizados – en los sistemas S.A.Fi.Pro y Si.Co.Pro se podrá realizar en el Sistema Contable Provincial el alta de las cuentas contables relacionadas con las cuentas bancarias. A estos efectos se deberá remitir a la Contaduría General, Dirección General de Control y Administración Contable:
- Nota indicando las nuevas cuentas bancarias abiertas
- Copia de la Disposición generada por la Subsecretaría de Hacienda
- Constancia de CBU ampliada de las cuentas corrientes informadas
Importante: Tanto la generación de las cuentas contables como la rúbrica de los libros bancos pueden solicitarse en forma simultánea, minimizando tiempos y tramitaciones.
Interbanking
A los efectos de adherir a este servicio se deberá Ingresar a la página de Interbanking e imprimir los formularios necesarios para la adhesión. Completar los mismos y remitirlos al BPN SA que será el nexo para su vinculación entre las cuentas a la vista y la plataforma bancaria web de Interbanking. La confirmación de la aceptación será recibida por correo postal, en la cual se incluirá también un token con claves de ingreso.
Procedimientos Administrativos y Contables de los Servicios Administrativos Financieros que se transforman, escinden o disuelven
Marco Técnico:
Todos los procedimientos mencionados en la planilla, serán efectuados el último día del año si correspondiere al cambio de Gestión del poder Ejecutivo. Para los casos de fusión, escisión o transformación durante una misma Gestión de Gobierno, se tomará el último día del mes correspondiente a las modificaciones en los organismos que conforman el Poder Ejecutivo.
| TRAMITES A REALIZAR | S.A.F. QUE ABSORBE A OTRO S.A.F. | S.A.F. QUE CAMBIA DE JURISDICCIÓN. |
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Transferencia Global De fondos |
Deudas devengadas e imputadas (Li):
Se deberán solicitar los fondos a través de la apertura de los correspondientes expedientes de TGF respetando la individualidad de cada uno de los S.A.F. absorbidos.
Cuentas Corrientes Bancarias: se mantendrán abiertas las cuentas de cada uno de los S.A.F. debiendo tramitar, de corresponder, el cambio de registro de firmas ante la entidad bancaria. Esto implica que el S.A.F. absorbente tendrá a su cargo los C.U.I.T. de cada uno de los S.A.F. absorbidos. La cuenta permanecerá abierta hasta la cancelación de la totalidad de la deuda, momento en el que se procederá a su cierre definitivo.
Rendiciones: Se presentarán tantas rendiciones como S.A.F. se hayan absorbido. El mes en que se opere la cancelación total de las deudas deberá presentarse la rendición final que cerrará definitivamente el expediente abierto. |
Deudas Devengadas e imputadas (Li): El S.A.F. continuará con los mismos procedimientos de T.G.F. habituales.
Cuentas Corrientes Bancarias: Los pagos se efectivizarán a través de las cuentas corrientes del S.A.F. respetando el código de proveedor de la solicitud.
Rendiciones: El S.A.F. presentará una rendición por cada jurisdicción.
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Fondo Permanente Artículo 62° |
Deudas devengadas e imputadas (Li): Se deberán solicitar los fondos a través de la modalidad de Art. 62º/Cargo Específico, respetando la individualidad de cada uno de los S.A.F. absorbidos.
Cuentas Corrientes Bancarias: Las cuentas de cada uno de los S.A.F. absorbidos se mantendrán abiertas. De corresponder, deberá realizarse el cambio de registro de firmas ante la entidad bancaria. Esto implica que el S.A.F. absorbente tendrá a su cargo los C.U.I.T. de cada uno de los S.A.F. absorbidos. Las cuentas permanecerán abiertas hasta la cancelación de la totalidad de la deuda, momento en el que se procederá al cierre definitivo de las mismas.
Rendiciones: Las rendiciones se realizarán con las formalidades correspondientes a los Art.62º/Cargos Específicos, y por cada remesa de fondos remitida por la Tesorería General. |
Deudas devengadas e imputadas (Li):
Se deberán solicitar los fondos respetando la jurisdicción del S.A.F. en el que se originó la deuda, bajo la modalidad de Art.62º/Cargo Específico.
Cuentas Corrientes Bancarias: Los pagos se efectivizarán respetando el código de proveedor de la Jurisdicción original.
Rendiciones: Las rendiciones se realizarán con las formalidades correspondientes a los Art.62º/Cargos Específicos, y por cada remesa de fondos remitida por la Tesorería General. |
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Compromisos No Devengados
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El S.A.F. absorbente reapropiará las partidas presupuestarias que le correspondan en el ejercicio y que hubiesen sido liberada y ajustada por el S.A.F. absorbido a lo efectivamente devengado e imputado. A tal efecto el SA.F. absorbido remitirá al absorbente la totalidad de la documentación que permita continuar con la prosecución del trámite. Debiendo efectuar los procedimientos administrativos que correspondan.
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Se deberán reapropiar las partidas presupuestarias a la nueva Jurisdicción del S.A.F..
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Procesos de Compras |
Pedidos de Suministros sin Solicitud de Provisión en SA.FI.PRO: El S.A.F. absorbente deberá analizar si desea continuar con el Pedido. De ser así solicitará la conversión del Pedido de Suministro a la administración del módulo de Compras y Contrataciones de la Contaduría.
Solicitudes de Provisión en trámite en SA.FI.PRO: El S.A.F. absorbente deberá analizar si desea continuar con ese proceso de Compras. De ser así, solicitará la conversión de la Solicitud de Provisión para continuar con su trámite a la administración del Módulo de Compras y Contrataciones de la Contaduría.
Abiertos y sin preadjudicación: El S.A.F. absorbente continuará con los trámites de preadjudicación y adjudicación correspondiente.
Abiertos y con Preadjudicación: El S.A.F. absorbente continuará con los trámites de adjudicación correspondientes.
Con apertura posterior al cambio de gestión: En la fecha determinada se procederá a realizar la apertura a fin de continuar con los trámites de la contratación. En caso de cambio de lugar, se comunicará o publicará tal circunstancia para toma de conocimiento de los interesados invitados o adquirentes de pliegos. |
Pedidos de Suministros sin Solicitud de Provisión en SA.FI.PRO: El S.A.F. con nueva Jurisdicción deberá analizar si desea continuar con la compra de ese Pedido. De ser así, solicitará la conversión del Pedido de Suministro a la administración del módulo de Compras y Contrataciones de la Contaduría.
Solicitudes de Provisión en trámite en SA.FI.PRO: El S.A.F. con nueva Jurisdicción deberá analizar si desea continuar con el proceso de compras. De ser así, solicitará la conversión de la Solicitud de Provisión para continuar con su trámite a la administración del Módulo de Compras y Contrataciones de la Contaduría.
Abiertos y sin Preadjudicación: El S.A.F. continuará con los trámites de preadjudicación y adjudicación correspondientes.
Abiertos y con Preadjudicación: El S.A.F. continuará con los trámites de adjudicación correspondiente.
Con apertura posterior al cambio de gestión: El S.A.F. en la fecha determinada procederá a realizar el trámite de apertura, a fin de continuar con los demás trámites de contratación. |
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Rendición y Reliquidación De los sueldos |
Rendiciones de pagos realizados y devengados:
Se presentarán tantas rendiciones como S.A.F. se hayan absorbido. En la rendición del mes del cambio de gestión, el saldo de la cuenta corriente bancaria deberá ser cero ( 0 ). En caso de que dicho saldo sea positivo, deberá transferirse el mismo a la cuenta corriente del S.A.F. absorbente. Las cuentas corrientes de los S.A.F. absorbidos deberán ser cerradas al momento de realizarse la última rendición.
Reliquidaciones pendientes: Si al momento de rendición de los haberes del mes del cambio de gestión existieran reliquidaciones pendientes de efectuar, se realizaran a través del S.A.F. absorbente. A tal fin el S.A.F. absorbido deberá depositar los fondos pertinentes, en la cuenta corriente que el S.A.F. absorbente indique. |
Rendiciones de pagos realizados y devengados:
Serán presentadas por el S.A.F. respetando la Jurisdicción de origen del Organismo.
Reliquidaciones pendientes: Si al momento de la rendición de los haberes del mes del cambio de gestión existieran reliquidaciones pendientes se realizarán en el S.A.F.. |
Nota: Ante trámites no contemplados en los apartados anteriores, que al momento de producirse un cambio de gestión se verifique su falta de regularización, indefectiblemente el SAF absorbente deberá continuar con la prosecución del mismo.