Derogada por:
Disposición Nº 83-2005.CG Reglamento de Rendiciones para erogaciones de Organismos Centralizados
Modificada por:
Disposición Nº 138-2000.CG Modificación Disposición 48/98- Automóviles – Subsidios
DISPOSICION Nº 48/98.-
NEUQUEN, 17 DE SETIEMBRE DE 1998.-
VISTO
El articulo 62º de la Ley Nº 2141 y su reglamentación, el Reglamento de Rendición de Cuentas para el Sector Publico Provincial aprobado por Acuerdo I-1120 del Tribunal de Cuentas y la Disposición Nº 18/92 C. G. y;
CONSIDERANDO
La necesidad de perfeccionar la labor de auditoria sobre actuaciones que no se transmitan previamente por Contaduría General de la Provincia,
Que se hace necesario impartir instrucciones tendientes a uniformar la presentación de las rendiciones de Fondo Permanentes Articulo 62º y Fondo Permanente Articulo 62º – Programas Financiados, de la Ley Nº 2141,
Por ello, y de acuerdo a las atribuciones previstas en el articulo 79º de la Ley Nº 2141 y su reglamentación,
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
DISPONE
Articulo 1º:Las rendiciones de “Fondos Permanentes Articulo 62º” y “ Fondo Permanente Articulo 62º – Programas Financiados” de la Ley Nº 2141 que se confeccionen a partir de la vigencia de la presente serán presentadas a la Contaduría General de la Provincia de acuerdo a las instrucciones que como Anexo I forman parte de esta Disposición.
Articulo 2º:Derógase a partir de la vigencia de la presente, la Disposición Nº 18/92 C. G.
Articulo 3º:Comuníquese y archívese.
ANEXO I DISPOSICION Nº 48/98
PRESENTACION DE LAS RENDICIONES DE FONDOS PERMANENTES
A) EXPEDIENTE CABEZA:Debe contener la documentación que se detalla:
1. NOTA DE ELEVACION: Debe incorporarse una nota de elevación firmada por el responsable del Servicio Administrativo Financiero.
2. BALANCE DE CARGOS Y DESCARGOS: Debe confeccionarse conteniendo los fondos recibidos, los montos invertidos y rendidos, lo invertido sin rendir, el saldo sin aplicar, las retenciones de Impuesto a las Ganancias (Circular N° 19/96 C.G. y N° 23/96 C.G.) u otras, según corresponda, conforme a las normas vigentes en la materia. Dicha información debe estar respaldada por la documentación respectiva y registrada contablemente en el Sistema Contable Provincial (SICOPRO).
3. PLANILLA DE ALTAS Y EXPEDIENTES EN CARTERA:Los expedientes de altas y los expedientes en cartera deben ordenarse en forma consecutiva (número de orden). Los expedientes dados de alta deben agruparse por concepto de gasto, como por ejemplo, Racionamiento, Combustibles, Otros Bienes, Pasajes-Viáticos, Luz-Gas- Teléfono, Otros Servicios.
4. CONCILIACION BANCARIA:
4.1. La conciliación bancaria debe confeccionarse entre el saldo según el Sistema Contable Provincial (SICOPRO) y el saldo del Banco al ultimo día del mes.
4.2. Debe adjuntarse Certificación Bancaria o documentación equivalente (copia del extracto bancario) correspondiente a la fecha indicada en el punto A) apartado 4.1.
4.3. La información expuesta en la conciliación bancaria debe permitir realizar un análisis adecuado sobre la razonabilidad de su contenido.
5. CERTIFICACION DE FONDOS INVERTIDOS:Debe incorporarse la Certificación de Fondos Invertidos emitida por el responsable del Servicio Administrativo Financiero de acuerdo a la Disposición N° 61/97 C.G., y Circular N° 28/97 C.G. u otra que las sustituya.
6. La documentación detallada en los puntos 2), 3), 4) Y 5) deberá remitirse por duplicado.
7. RENDICION FINAL:
7.1. Con la presentación de la rendición final del mes de Diciembre debe agregarse, de corresponder, una nota conteniendo los datos referidos a la devolución de fondos anticipados por la Tesorería General, que no fueron invertidos en el ejercicio, conjuntamente con copia de la boleta de depósito.
7.2. Con respecto a las retenciones de Impuesto a las Ganancias debe adjuntarse copia del cheque enviado a la Tesorería General, en concepto de retenciones realizadas en la segunda quincena de Diciembre de acuerdo a la Circular N° 19/96 C. G.
B) NORMAS GENERALES:
1. PLAZO DE PRESENTACION: Las rendiciones de los fondos invertidos se efectuará a través de un expediente cabeza el que debe presentarse a la Contaduría General de la Provincia dentro de los 20 (veinte) días del mes siguiente al que se hayan invertidos los fondos.
2. EXPEDIENTES QUE CONFORMAN LA RENDICION:Los titulares de los Servicios Administrativos Financieros son responsables de la guarda y conservación de los expedientes que conforman la rendición según lo establecido en el Artículo 11° del Reglamento de Rendición de Cuentas para el Sector Público Provincial aprobado en Acuerdo I-1120 del Tribunal de Cuentas.
El responsable de la guarda debe satisfacer los requerimientos de documentación que le efectúe la Contaduría General.
3. EXPEDIENTES EN CARTERA: Los expedientes en cartera deben incorporarse como tales en la rendición correspondiente al periodo en que se produce el pago, debiendo incluirse como altas en el próximo periodo rendido, salvo que circunstancias debidamente fundamentadas justifiquen la imposibilidad de su inclusión.
Deberán adoptarse las medidas de control necesarias de manera tal que los expedientes en cartera representen un porcentaje mínimo con respecto a los expedientes rendidos.
4. EXPEDIENTES DADOS DE BAJA:En el caso de expedientes dados de Baja por Contaduría General de la Provincia deben ser incluidos como altas en la rendición inmediata siguiente al periodo en que el Servicio Administrativo Financiero recibió el expediente observado, indicándose en la columna de observaciones de la “Planilla de Altas y Expedientes en Cartera”, el número de Informe de la Baja y la fecha de la misma.
5. EXPEDIENTES OUE GENEREN ALCANCES:Cuando las contrataciones generen alcances, éstos deben rendirse conforme las normas vigentes. En el expediente cabeza debe incluirse un detalle de lo comprometido y ejecutado hasta el periodo rendido debiendo incorporarse como alta cuando se cancele la contratación.
C) REQUISITOS A CUMPLIMENTAR EN LOS EXPEDIENTES DE GASTOS:
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas vigentes (Ley N° 2141 de Administración Financiera y Control y su Decreto Reglamentario, Reglamento de Contrataciones y otras normas legales) los expedientes de gastos deben cumplir, además, con estos requisitos:
1. REFRIGERIO DEL PERSONAL: En la nota de elevación del expediente debe detallarse la cantidad destinatarios y el periodo que abarca la provisión.
2. RACIONAMIENTO: Debe aplicarse idéntico criterio al rubro precedente.
3. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS:En la nota de elevación del expediente deben identificarse los números de patentes de los vehículos para los cuales se destina el gasto.
4. COMBUSTIBLES PARA CALEFACCION: En la nota de elevación del expediente deben mencionarse los lugares de destino y el periodo que abarca la provisión.
5. ARTICULOS VARIOS:(Limpieza, papelería, útiles de oficina, y otros bienes de funcionamiento). Debe incorporarse el pedido de suministro emanado del sector solicitante con las especificaciones de lo requerido y la autorización que corresponda.
6. BIENES DE CAPITAL: Además de lo indicado en el punto anterior, debe especificarse si se trata de bienes de reposición, en caso contrario, contar con la intervención del Sector Patrimonial y la correspondiente autorización.
7. SUSCRIPCION DE PUBLICACIONES Y DIARIOS: Debe especificarse la dependencia de destino y el período que abarca la provisión.
8. GASTOS DE REPARACION Y MANTENIMIENTO:Los gastos relacionados con la reparación de vehículos oficiales u otros bienes, deben acompañarse de un detalle del trabajo realizado sobre los mismos, identificación del automotor u otros bienes (Número de dominio, marca, modelo, número de serie, etc.), datos del responsable y sector al que esta afectado.
Si el bien esta asegurado debe especificarse el tipo de cobertura para el caso de siniestro.
9. OTROS BIENES DE FUNCIONAMIENTO: Incluye otros gastos específicos del Organismo que se hayan imputado a la partida correspondiente. Debe indicarse su aplicación y destino.
10. CONSTITUCION DE CAJAS CIDCAS Y FONDOS FIJOS: Al inicio de cada ejercicio financiero, el responsable del Servicio Administrativo Financiero debe remitir a la Contaduría General, copia de la norma legal que las autoriza. Las rendiciones periódicas son alcances del expediente cabeza que le dieron origen por lo que es de aplicación lo dispuesto en el punto B) apartado 5.
Los comprobantes se agruparán en una planilla que deberá estar conformada por el Director de Administración. Dicha intervención suple la conformidad a que alude el articulo 77º del Reglamento de Contrataciones.
11. SERVICIOS (Electricidad-Teléfono-Gas.): La conformidad de estos servicios por parte del responsable del Servicio Administrativo Financiero implica que los mismos corresponden a consumos del Organismo y, en el caso de inmuebles alquilados, que se han efectuado las diligencias pertinentes para evitar la facturación de conceptos que no correspondan abonar al Estado.
En el caso que se produzcan variaciones significativas en el consumo, éstas deben ser motivo de aclaración por el responsable del Servicio.
De haberse abonado facturas con fecha posterior a su primer vencimiento debe fundamentarse las razones que lo motivaron.
Cuando en las facturas figuren conceptos que representan recargos por mora, el procedimiento descripto en el primer párrafo implicará, además, la corrección de los montos facturados por tal concepto.
12. PASAJES:
12.1.: Para los agentes en COMISION DE SERVICIOS debe cumplimentarse, entre otros, los siguientes requisitos:
a) autorización por parte de autoridad competente.
b) motivo de su otorgamiento.
12.2.: Los otorgados en carácter de SUBSIDIO y por CORTESIA O ADHESION deben cumplimentar los incisos a) y b) del punto 12.1 y adjuntar la respectiva Norma Legal aprobatoria. Los pasajes otorgados en carácter de subsidio que tengan como destino cubrir necesidades de tipo social, deben contemplar, el descuento del 50% sobre el precio del mismo, establecido en la Ley Provincial de Transporte N° 482/65 y sus modificaciones en su artículo 11° Inciso I y el Decreto N° 3220/93 en su artículo 40°.
En todos los casos debe acompañarse la correspondiente Orden Oficial de Pasaje.
13. VIATICOS:Debe darse cumplimiento. a lo establecido en el Decreto N° 2142/93.
14. GASTOS PROTOCOLARES y CORTESIA:Debe explicitarse las circunstancias que motivaron el gasto, quién lo efectuó, el beneficiario del mismo y la correspondiente autorización.
15. FRANQUEO:Estos gastos deben acompañarse con una nota detallando, si corresponde, las distintas dependencias que hicieron uso del servicio, la cantidad y tipo de correspondencia despachada en el período de facturación, salvo que esta información surja de la factura.
16. TRANSPORTE:Debe especificarse las distintas dependencias que hicieron uso del servicio, las razones que lo motivaron, lugar de origen y destino de la carga transportada.
17. GASTOS RELACIONADOS CON ACCIDENTES DE TRABAJO: Debe acompañarse los antecedentes que justifiquen la existencia del accidente de trabajo y la norma legal correspondiente. En su defecto, se debe acompañar la Resolución Ministerial de iniciación del sumario administrativo.
Asimismo se debe imputar el gasto a una cuenta de Sumarios hasta que la autoridad competente se expida sobre la procedencia del accidente.
18. LOCACION DE OBRAS Y SERVICIOS: La modalidad de contratación depende del monto anual de la misma.
Cuando la presentación del servicio sea ocasional, debe indicarse la excepcionalidad de la misma y estar acompañada de un detalle de las tareas realizadas, lugar donde se prestaron los servicios y período comprendido.
En el caso de locaciones de obras y servicios (excepto aquellas prestaciones personales que por sus características y continuidad puedan implicar una relación de empleo público) formalizadas mediante contratos, los originales de éstos deben ser remitidos a la Contaduría General para su control y archivo.
En los expedientes rendidos debe adjuntarse certificación del cumplimiento de la presentación acordada, siendo estos alcances del expediente cabeza que le dieron origen, por lo que es de aplicación lo dispuesto en el punto B) apartado 5.
19. SUBSIDIOS:
19.1.: Subsidios en efectivo que se otorguen a persona físicas. Deberá adjuntarse:
a) nota de solicitud explicitando el motivo de su otorgamiento,
b) encuesta socio-económica.
c) fotocopia del documento de identidad,
d) la autorización respectiva,
e) recibo del beneficiario con firma, aclaración y número de documento de identidad.
Cuando el subsidio tenga como destino el pago de facturas en concepto de servicios públicos deberá agregarse, además, copia de la factura sellada por el organismo recaudador.
19.2.: Subsidios en efectivo o en especie que se otorguen a entidades privadas sin fines de lucro. Deberá adjuntarse:
a) nota de solicitud explicitando el motivo de su otorgamiento,
b) constancia de que la entidad cuenta con personería jurídica o reconocimiento de su existencia por parte de organismo competente,
c) la autorización respectiva,
d) recibo de la entidad con firma y aclaración. En caso de entrega de bienes realizada directamente por el proveedor, deberá adjuntarse el remito conformado por un representante de la entidad,
19.3.: Subsidios en especie con destino específico o persona identificada. Deberá darse cumplimiento a lo detallado en los incisos a), b), c), d) y e) del punto 19.1. En caso que la entrega de los bienes la realice directamente el proveedor, deberá adjuntarse el remito conformado por el beneficiario.
Si el subsidio consiste en la entrega de pasajes, deberá adjuntarse además de lo indicado en los incisos a), b), c) y d) del punto 19.1., la Orden Oficial de Pasaje.
19.4.: En el caso de compras de bienes mediante cualquiera de los sistemas de contratación previstos en el Reglamento de Contrataciones, para distintos beneficiarios, se generara un expediente por las entregas parciales, al cual debe adjuntarse además de lo detallado en los puntos 19.2 y 19.3., según corresponda, una planilla que refleje la cantidad total comprada, las cantidades entregadas y el saldo. El mismo deberá permanecer en el Servicio Administrativo Financiero a disposición de la Contaduría General.
Si el subsidio consiste en la entrega de pasajes, deberá adjuntarse además de lo indicado en los incisos a), b), c) y f) del apartado 19.1., la Orden Oficial del Pasaje.
19.4. En el caso del compras de bienes mediante cualquiera de los sistemas de contratación previstos en el Reglamento de Contrataciones, para distintos beneficiarios, en los depósitos creados al efecto y bajo la responsabilidad del agente o funcionario correspondiente, se generara una planilla que refleje la cantidad total comprada, las cantidades entregadas y el saldo.
Mensualmente, los depósitos remitirán una copia de la misma al Servicio Administrativo Financiero que permanecerá a disposición de la Contaduría General.
19.5.: En circunstancias especiales en las que sea imposible el cumplimiento de alguno de los requisitos solicitados, el funcionario actuante certificará, bajo su responsabilidad, la veracidad de lo manifestado por el beneficiario.
ANEXO II