DISPOSICION Nº 55/98
NEUQUEN, 05 de Octubre de 1998.
VISTO:
La Disposición N° 48/98 C. G. y;
CONSIDERANDO:
Que resulta necesario efectuar modificaciones a algunos aspectos contemplados en las instrucciones contenidas en el Anexo I de la citada Disposición, atento los requerimientos efectuados por distintos Servicios Administrativos Financieros,
Que, por lo expuesto, es necesario establecer que esta norma tendrá la misma vigencia que la Disposición N° 48/98 C. G.
Por ello, y de acuerdo a las atribuciones previstas en el artículo 79° de la Ley N° 2141 Y su reglamentación,
EL CONTADOR GENERAL DE LA PROVINCIA
D I S P O N E:
Artículo 1°: Modificase el Anexo I de la Disposición N° 48/98 C. G. de acuerdo a lo enunciado en el Anexo I de la presente Disposición.
Artículo 2°: Incorpórase como Anexos II y III, modelo de Balance de Cargos y Descargos y de Planilla de Altas y Expedientes en Cartera, respectivamente, los que podrán adaptarse de acuerdo a las necesidades de cada Servicio Administrativo Financiero.
Artículo 3°: La presente Disposición tendrá vigencia desde el 17/09/98.
Artículo 4°: Comuníquese y archívese.
A N E X O I
MODIFICACIONES AL ANEXO I DE LA DISPOSICION N° 48/98 C.G.
“PRESENTACION DE LAS RENDICIONES DE FONDOS PERMANENTES”
1) Sustitúyase el apartado 3 del punto A), por el siguiente:
“3. PLANILLÁ DE ALTAS Y EXPEDIENTES EN CARTERA: Los expedientes de altas del período que se rinde y los expedientes en cartera deben numerarse en forma consecutiva (número de orden) y ordenarse correlativamente. Los expedientes dados de alta deben agruparse por tipo de gasto, como por ejemplo, Racionamiento, Combustibles, Otros Bienes, Pasajes-Viáticos, Luz-Gas-Teléfono, Otros Servicios.”
2) Sustitúyase el apartado 4.1. del punto A), por el siguiente:
“4.1. La conciliación bancaria debe confeccionarse entre el saldo del Banco del último día del mes y el saldo según el Sistema Contable Provincial (SICOPRO), el que deberá contener la totalidad de las operaciones correspondientes al periodo rendido.
No obstante, cuando la Contaduría General de la Provincia lo considere pertinente, podrá solicitar que la conciliación bancaria se confeccione entre el saldo del Banco del último día del mes y el saldo según el libro banco auxiliar. En estos casos, se deberá adjuntar, además, una conciliación entre el saldo según el Sistema Contable Provincial (SICOPRO) y el saldo que surge del libro banco auxiliar.”
3) Sustitúyase el apartado 5 del punto A), por el siguiente:
“5. CERTIFICACION DE FONDOS INVERTIDOS: Debe incorporarse la Certificación de Fondos Invertidos emitida por el responsable del Servicio Administrativo Financiero de acuerdo a la Disposición N° 61/97 C.G., Circular N° 28/97 C.G. y Disposición N° 83/97 C.G. u otras que las sustituyan.”
4) Incorpórase a continuación del segundo párrafo del apartado 3 del punto B) la expresión “.. .Dicho porcentaje no incluye los expedientes por constitución de Cajas Chicas, Cajas Viáticos, Fondos Permanentes Especiales, u otros de similares características”.
5) Sustitúyase el apartado 5 del punto B), por el siguiente:
“5. EXPEDIENTES QUE GENEREN ALCANCES: Cuando las contrataciones generen alcances, éstos deben rendirse conforme las normas vigentes. En el expediente cabeza debe incluirse un detalle de lo comprometido y ejecutado hasta el período rendido, un resumen de los alcances con identificación de la rendición en la que figuran y número de orden en la misma, debiendo incorporarse como alta cuando se cancele la contratación.”
6) Sustitúyase el apartado 1 del punto C), por el siguiente:
“1. REFRIGERIO DEL PERSONAL: Cuando se inicia la contratación debe estimarse la cantidad de destinatarios y el período que abarca la provisión.”
7) Sustitúyase el apartado 3 del punto C), por el siguiente:
“3. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS: Con la justificación de la contratación deberá especificarse cual es el período que se estima cubrir. La rendición del gasto se considerará suficiente con el recibo o factura equivalente otorgado por el proveedor en un todo de acuerdo con lo establecido en la Resolución General N 3419 D.G.I.”
8) Elimínase del apartado 8 del punto C), la expresión “tipo de deterioro sufrido…”.
9) Modificase el apartado 10 del punto C), de la siguiente manera:
9.1. Sustitúyase el primer párrafo, por los siguientes:
“10. CONSTITUCION DE CAJAS CHICAS y FONDOS FIJOS: Al inicio de cada ejercicio financiero, el responsable del Servicio Administrativo Financiero debe remitir a la Contaduría General, copia de la norma legal que las autoriza.
Las rendiciones periódicas son alcances del expediente cabeza que le dieron origen. En los alcances deberá agregarse un detalle que contenga los montos recibidos y los invertidos y ya rendidos. En el expediente cabeza deberá incluirse un resumen de los alcances con identificación de la rendición en la que figuran y número de orden en la misma.”
9.2. Elimínase del segundo párrafo, la expresión “Dicha intervención suple la conformidad a que alude el artículo 77° del Reglamento de Contrataciones.”
10) Modificase el apartado 11 del punto C), de la siguiente manera:
10.1. Sustitúyase la expresión “…..(Electricidad-Teléfono-Gas)……” del primer párrafo, por la siguiente:
“….. .(Electricidad- Teléfono-Gas-etc) “.
10.2. Sustitúyase el segundo párrafo, por el siguiente:
“En el caso que se produzcan variaciones significativas en el consumo, no estacionales, éstas deben ser motivo de aclaración por el responsable del Servicio.”
10.3. Sustitúyase el cuarto párrafo, por el siguiente:
“Cuando en las facturas figuren conceptos que representan recargos por mora, el procedimiento descripto en el primer párrafo implicará, además, verificar la procedencia y corrección de los montos facturados por tal concepto.”
11) Modificase el apartado 12 del punto C), de la siguiente manera:
11.1. Sustitúyase el apartado 12.2., por el siguiente:
“12.2. Los otorgados en carácter de SUBSIDIO y por CORTESIA O ADHESION deben cumplimentar los incisos a) y b) del punto 12.1. y adjuntar la respectiva Norma Legal aprobatoria.
Los pasajes otorgados en carácter de subsidio que tengan como destino cubrir necesidades de tipo social, deben contemplar, de corresponder, el descuento del 50% sobre el precio del mismo, establecido en la Ley Provincial de Transporte N° 482/65 y sus modificaciones en su artículo 11° Inciso I y el Decreto N° 3220/93 en su artículo 40°.” .
11.2. Incorpórase a continuación del apartado 12.2., el siguiente:
“12.3.: En el caso de aerochequeras, debe cumplimentarse, entre otros, con los siguientes requisitos:
a) información que permita la correcta imputación del gasto.
b) autorización por parte del tenedor de la misma.”
11.3. Sustitúyase el tercer párrafo, por el siguiente:
“En los casos enunciados en los apartados 12.1. y 12.2., debe acompañarse la correspondiente Orden Oficial de Pasaje.”
12) Incorpórase a continuación del apartado 13 del punto C), la expresión “…y sus modificaciones.”
13) Elimínase del apartado 14 del punto C), la expresión “…el beneficiario del mismo…”.
14) Elimínase el apartado 17 del punto C) “GASTOS RELACIONADOS CON ACCIDENTES DE TRABAJO”.
15) Elimínase del tercer párrafo del apartado 18 del punto C), la expresión “…(excepto aquellas prestaciones personales que por sus características y continuidad puedan implicar una relación de empleo público)…”
16) Modificase el apartado 19 del punto C), de la siguiente manera:
16.1. Sustitúyase el inciso b) del apartado 19.1. por el siguiente:
“…b) encuesta socio-económica o declaración jurada formulada al efecto…”.
16.2. Incorpórase a continuación del inciso e) del apartado 19.1., el siguiente:
“…f) la aprobación del gasto por parte de autoridad competente.”
16.3. Incorpórase a continuación del primer párrafo del apartado 19.1. la expresión:
“Los Servicios Administrativos Financieros podrán resumir todo en un formulario preparado al efecto.”
16.4. Sustitúyase el segundo párrafo del apartado 19.1. por el siguiente:
“…Cuando el subsidio tenga como destino el pago parcial o total de facturas en concepto de servicios públicos, deberá agregarse copia del original de la factura sellada por el organismo recaudador o por el servicio administrativo actuante. El Servicio Administrativo Financiero podrá implementar otro sistema de control interno que impida la duplicidad del subsidio por tal concepto a través de otro sector de la administración pública provincial.”
16.5. Incorpórase a continuación del inciso d) del apartado 19.2., el siguiente:
“…e) la aprobación del gasto por parte de autoridad competente.”
16.6. Sustitúyase el apartado 19.3., por el siguiente:
“19.3.: Subsidios en especie con destino específico o persona identificada. Deberá darse cumplimiento a lo detallado en los incisos a), b), c), d), e) y f) del apartado 19.1. En caso que la entrega de los bienes la realice directamente el proveedor, deberá adjuntarse el remito conformado por el beneficiario.
Si el subsidio consiste en la entrega de pasajes, deberá adjuntarse además de lo indicado en los incisos a), b), c), d) y f) del apartado 19.1., la Orden Oficial de Pasaje.”
16.7. Sustitúyase el apartado 19.4., por el siguiente:
“19.4.: En el caso de compras de bienes mediante cualquiera de los sistemas de contratación previstos en el Reglamento de Contrataciones, para distintos beneficiarios, en los depósitos creados al efecto y bajo la responsabilidad del agente o funcionario correspondiente, se generará una planilla que refleje la cantidad total comprada, las cantidades entregadas y el saldo. Mensualmente, los depósitos remitirán una copia de la misma al Servicio Administrativo Financiero que permanecerá a disposición de la Contaduría General.”
16.8. Incorpórase el siguiente apartado:
“19.5. En circunstancias especiales en las que sea imposible el cumplimiento de alguno de los requisitos solicitados, el funcionario actuante certificará, bajo su responsabilidad, la veracidad de lo manifestado por el beneficiario.”
FDO) BONAIUTO
A N E X O I – DISPOSICION N° 48/98 Y SUS MODIFICACIONES
TEXTO ORDENADO
PRESENTACION DE LAS RENDICIONES DE FONDOS PERMANENTES
A) EXPEDIENTE CABEZA: Debe contener la documentación que se detalla:
1. NOTA DE ELEVACION: Debe incorporarse una nota de elevación firmada por el responsable del Servicio Administrativo Financiero.
2. BALANCE DE CARGOS Y DESCARGOS: Debe confeccionarse conteniendo los fondos recibidos, los montos invertidos y rendidos, lo invertido sin rendir, el saldo sin aplicar, las retenciones de Impuesto a las Ganancias (Circular N° 19/96 C.G. y N° 23/96 C.G.) u otras, según corresponda, conforme a las normas vigentes en la materia. Dicha información debe estar respaldada por la documentación respectiva y registrada contablemente en el Sistema Contable Provincial (SICOPRO).
3. PLANILLA DE ALTAS Y EXPEDIENTES EN CARTERA: Los expedientes de altas del periodo que se rinde y los expedientes en cartera deben numerarse en forma consecutiva (número de orden) y ordenarse correlativamente. Los expedientes dados de alta deben agruparse por tipo de gasto, como por ejemplo, Racionamiento, Combustibles, Otros Bienes, Pasajes-Viáticos, Luz-Gas- Teléfono, Otros Servicios.
4. CONCILIACION BANCARIA:
4.1. La conciliación bancaria debe confeccionarse entre el saldo del Banco del último día del mes y el saldo según el Sistema Contable Provincial (SICOPRO), el que deberá contener la totalidad de las operaciones correspondientes al periodo rendido.
No obstante, cuando la Contaduría General de la Provincia lo considere pertinente, podrá solicitar que la conciliación bancaria se confeccione entre el saldo del Banco del último día del mes y el saldo según el libro banco auxiliar. En estos casos, se deberá adjuntar, además, una conciliación entre el saldo según el Sistema Contable Provincial (SICOPRO) y el saldo que surge del libro banco auxiliar. .
4.2. Debe adjuntarse Certificación Bancaria o documentación equivalente (copia del extracto bancario) correspondiente a la fecha indicada en el punto A) apartado 4.1.
4.3. La información expuesta en la conciliación bancaria debe permitir realizar un análisis adecuado sobre la razonabilidad de su contenido.
5. CERTIFICACION DE FONDOS INVERTIDOS: Debe incorporarse la Certificación de Fondos Invertidos emitida por el responsable del Servicio Administrativo Financiero de acuerdo a la Disposición N° 61/97 C.G., Circular N° 28/97 C.G. y Disposición N° 83/97 C.G. u otras que las sustituyan.
6. La documentación detallada en los puntos 2), 3), 4) Y 5) deberá remitirse por duplicado.
7. RENDICION FINAL:
7.1. Con la presentación de la rendición final del mes de Diciembre debe agregarse, de corresponder, una nota conteniendo los datos referidos a la devolución de fondos anticipados por la Tesorería General, que no fueron invertidos en el ejercicio, conjuntamente con copia de la boleta de depósito.
7.2. Con respecto a las retenciones de Impuesto a las Ganancias debe adjuntarse copia del cheque enviado a la Tesorería General, en concepto de retenciones realizadas en la segunda quincena de Diciembre de acuerdo a la Circular N° 19/96 C. G.
B) NORMAS GENERALES:
1. PLAZO DE PRESENTACION: Las rendiciones de los fondos invertidos se efectuará a través de un expediente cabeza el que debe presentarse a la Contaduría General de la Provincia dentro de los 20 (veinte) días del mes siguiente al que se hayan invertidos los fondos.
2. EXPEDIENTES QUE CONFORMAN LA RENDICION: Los titulares de los Servicios Administrativos Financieros son responsables de la guarda y conservación de los expedientes que conforman la rendición según lo establecido en el Artículo 11° del Reglamento de Rendición de Cuentas para el Sector Público Provincial aprobado en Acuerdo I-1120 del Tribunal de Cuentas.
El responsable de la guarda debe satisfacer los requerimientos de documentación que le efectúe la Contaduría General.
3. EXPEDIENTES EN CARTERA: Los expedientes en cartera deben incorporarse como tales en la rendición correspondiente al periodo en que se produce el pago, debiendo incluirse como altas en el próximo periodo rendido, salvo que circunstancias debidamente fundamentadas justifiquen la imposibilidad de su inclusión.
Deberán adoptarse las medidas de control necesarias de manera tal que los expedientes en cartera representen un porcentaje mínimo con respecto a los expedientes rendidos. Dicho porcentaje no incluye los expedientes por constitución de Cajas Chicas, Cajas Viáticos, Fondos Permanentes Especiales, u otros de similares características.
4. EXPEDIENTES DADOS DE BAJA: En el caso de expedientes dados de Baja por Contaduría General de la Provincia deben ser incluidos como altas en la rendición inmediata siguiente al periodo en que el Servicio Administrativo Financiero recibió el expediente observado, indicándose en la columna de observaciones de la “Planilla de Altas y Expedientes en Cartera”, el número de Informe de la Baja y la fecha de la misma.
5. EXPEDIENTES OUE GENEREN ALCANCES: Cuando las contrataciones generen alcances, éstos deben rendirse conforme las normas vigentes. En el expediente cabeza debe incluirse un detalle de lo comprometido y ejecutado hasta el periodo rendido, un resumen de los alcances con identificación de la rendición en la que figuran y número de orden en la misma, debiendo incorporarse como alta cuando se cancele la contratación.
C) REQUISITOS A CUMPLIMENTAR EN LOS EXPEDIENTES DE GASTOS:
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas vigentes (Ley N° 2141 de Administración Financiera y Control y su Decreto Reglamentario, Reglamento de Contrataciones y otras normas legales) los expedientes de gastos deben cumplir, además, con estos requisitos:
1. REFRIGERIO DEL PERSONAL: Cuando se inicia la contratación debe estimarse la cantidad de destinatarios y el periodo que abarca la provisión.
2. RACIONAMIENTO: Debe aplicarse idéntico criterio al rubro precedente.
3. COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES PARA VEHICULOS: Con la justificación de la contratación deberá especificarse cual es periodo que se estima cubrir. La rendición del gasto se considerará suficiente con el recibo o factura equivalente otorgado por el proveedor en un todo de acuerdo con lo establecido en la Resolución General N° 3419 D.G.I.
4. COMBUSTIBLES PARA CALEFACCION: En la nota de elevación del expediente deben mencionarse los lugares de destino y el periodo que abarca la provisión.
5. ARTICULOS VARIOS: (Limpieza, papelería, útiles de oficina, y otros bienes de funcionamiento). Debe incorporarse el pedido de suministro emanado del sector solicitante con las especificaciones de lo requerido y la autorización que corresponda.
6. BIENES DE CAPITAL: Además de lo indicado en el punto anterior, debe especificarse si se trata de bienes de reposición, en caso contrario, contar con la intervención del Sector Patrimonial y la correspondiente autorización.
7. SUSCRIPCION DE PUBLICACIONES Y DIARIOS: Debe especificarse la dependencia de destino y el período que abarca la provisión.
8. GASTOS DE REPARACION Y MANTENIMIENTO: Los gastos relacionados con la reparación de vehículos oficiales u otros bienes, deben acompañarse de un detalle del trabajo realizado sobre los mismos, identificación del automotor u otros bienes (Número de dominio, marca, modelo, número de serie, etc.), datos del responsable y sector al que esta afectado.
Si el bien esta asegurado debe especificarse el tipo de cobertura para el caso de siniestro.
9. OTROS BIENES DE FUNCIONAMIENTO: Incluye otros gastos específicos del Organismo que se hayan imputado a la partida correspondiente. Debe indicarse su aplicación y destino.
10. CONSTITUCION DE CAJAS CIDCAS y FONDOS FIJOS: Al inicio de cada ejercicio financiero, el responsable del Servicio Administrativo Financiero debe remitir a la Contaduría General, copia de la norma legal que las autoriza.
Las rendiciones periódicas son alcances del expediente cabeza que le dieron origen. En los alcances deberá agregarse un detalle que contenga los montos recibidos y los invertidos y ya rendidos. En el expediente cabeza deberá incluirse un resumen de los alcances con identificación de la rendición en la que figuran y número de orden en la misma.
Los comprobantes se agruparán en una planilla que deberá estar conformada por el Director de Administración.
11. SERVICIOS (Electricidad-Teléfono-Gas-etc.): La conformidad de estos servicios por parte del responsable del Servicio Administrativo Financiero implica que los mismos corresponden a consumos del Organismo y, en el caso de inmuebles alquilados, que se han efectuado las diligencias pertinentes para evitar la facturación de conceptos que no correspondan abonar al Estado.
En el caso que se produzcan variaciones significativas en el consumo, no estacionales, éstas deben ser motivo de aclaración por el responsable del Servicio.
De haberse abonado facturas con fecha posterior a su primer vencimiento debe fundamentarse las razones que lo motivaron.
Cuando en las facturas figuren conceptos que representan recargos por mora, el procedimiento descripto en el primer párrafo implicará, además, verificar la procedencia y corrección de los montos facturados por tal concepto.
12. PASAJES:
12.1.: Para los agentes en COMISION DE SERVICIOS debe cumplimentarse, entre otros, los siguientes requisitos:
a) autorización por parte de autoridad competente.
b) motivo de su otorgamiento.
12.2.: Los otorgados en carácter de SUBSIDIO y por CORTESIA O ADHESION deben cumplimentar los incisos a) y b) del punto 12.1 y adjuntar la respectiva Norma Legal aprobatoria. Los pasajes otorgados en carácter de subsidio que tengan como destino cubrir necesidades de tipo social, deben contemplar, de corresponder, el descuento del 50% sobre el precio del mismo, establecido en la Ley Provincial de Transporte N° 482/65 y sus modificaciones en su artículo 11° Inciso I y el Decreto N° 3220/93 en su artículo 40°.
12.3.: En el caso de aerochequeras, debe cumplimentarse, entre otros, con los siguientes requisitos:
a) información que permita la correcta imputación del gasto.
b) autorización por parte del tenedor de la misma.
En los casos enunciados en los apartados 12.1. y 12.2., debe acompañarse la correspondiente Orden Oficial de Pasaje.
13. VIA TICOS: Debe darse cumplimiento. a lo establecido en el Decreto N° 2142/93 y sus modificaciones.
14. GASTOS PROTOCOLARES y CORTESIA: Debe explicitarse las circunstancias que motivaron el gasto, quién lo efectuó y la correspondiente autorización.
15. FRANQUEO: Estos gastos deben acompañarse con una nota detallando, si corresponde, las distintas dependencias que hicieron uso del servicio, la cantidad y tipo de correspondencia despachada en el período de facturación, salvo que esta información surja de la factura.
16. TRANSPORTE: Debe especificarse las distintas dependencias que hicieron uso del servicio, las razones que lo motivaron, lugar de origen y destino de la carga transportada.
17. Eliminado por Disposición N 55/98 C. G.
18. LOCACION DE OBRAS Y SERVICIOS: La modalidad de contratación depende del monto anual de la misma.
Cuando la presentación del servicio sea ocasional, debe indicarse la excepcionalidad de la misma y estar acompañada de un detalle de las tareas realizadas, lugar donde se prestaron los servicios y período comprendido.
En el caso de locaciones de obras y servicios formalizadas mediante contratos, los originales de éstos deben ser remitidos a la Contaduría General para su control y archivo. En los expedientes rendidos debe adjuntarse certificación del cumplimiento de la prestación acordada, siendo éstos alcances del expediente cabeza que le dieron origen, por lo que es de aplicación lo dispuesto en el punto B) apartado 5.
19. SUBSIDIOS:
19.1.: Subsidios en efectivo que se otorguen a persona físicas. Deberá adjuntarse:
a) nota de solicitud explicitando el motivo de su otorgamiento,
b) encuesta socio-económica o declaración jurada formulada al efecto,
c) fotocopia del documento de identidad,
d) la autorización respectiva,
e) recibo del beneficiario con firma, aclaración y número de documento de identidad, f) la aprobación del gasto por parte de autoridad competente.
Los Servicios Administrativos Financieros podrán resumir todo en un formulario preparado al efecto.
Cuando el subsidio tenga como destino el pago parcial o total de facturas en concepto, de servicios públicos, deberá agregarse copia del original de la factura sellada por el organismo recaudador o por el servicio administrativo actuante. El Servicio Administrativo Financiero podrá implementar otro sistema de control interno que impida la duplicidad del subsidio por tal concepto a través de otro sector de la administración pública provincial.
19.2.: Subsidios en efectivo o en especie que se otorguen a entidades privadas sin fines de lucro. Deberá adjuntarse:
a) nota de solicitud explicitando el motivo de su otorgamiento,
b) constancia de que la entidad cuenta con personería jurídica o reconocimiento de su existencia por parte de organismo competente,
c) la autorización respectiva,
d) recibo de la entidad con firma y aclaración. En caso de entrega de bienes realizada directamente por el proveedor, deberá adjuntarse el remito conformado por un representante de la entidad,
e) la aprobación del gasto por parte de autoridad competente.
19.3.: Subsidios en especie con destino específico o persona identificada. Deberá darse cumplimiento a lo detallado en los incisos a), b), c), d), e) y f) del apartado 19.1. En caso que la entrega de los bienes la realice directamente el proveedor, deberá adjuntarse el remito conformado por el beneficiario.
Si el subsidio consiste en la entrega de pasajes, deberá adjuntarse además de lo indicado en los incisos a), b), c), d) y f) del apartado 19.1., la Orden Oficial de Pasaje.
19.4.: En el caso de compras de bienes mediante cualquiera de los sistemas de contratación previstos en el Reglamento de Contrataciones, para distintos beneficiarios, en los depósitos creados al efecto y bajo la responsabilidad del agente o funcionario correspondiente, se generará una planilla que refleje la cantidad total comprada, las cantidades entregadas y el saldo. Mensualmente, los depósitos remitirán una copia de la misma al Servicio Administrativo Financiero que permanecerá a disposición de la Contaduría General,
19.5.: En circunstancias especiales en las que sea imposible el cumplimiento de alguno de los requisitos solicitados, el funcionario actuante certificará, bajo su responsabilidad, la veracidad de lo manifestado por el beneficiario.
FDO.) BONAIUTO
Anexos II Modelo de Balance de Cargos
Anexos III Modelo de Planilla de Altas y Expedientes en Cartera